文档介绍：大岭湖奥特莱斯
购物卡管理办法
购物卡名称:大岭湖奥特莱斯购物卡
一为确保购物卡发放流程的准确、顺利,保证购物卡在定制、移交、充值、销售、使用过程中的安全有效,制定本办法。
二本办法所称购物卡,是可以在大岭湖奥特莱斯购物时使用的购物卡。
三购物卡的进销存业务由财务部负责,信息部对该业务进行配合。业务部门均须配备专职操作人员做此项工作,并明确责任。
四购物卡业务的职能部门分工
(一)设团购管理中心,落实负责人,负责定制、前台售卡的需求统计、备用卡领用、销售、售后服务等前台销售管理工作。
(二)财务部负责购物卡的保管、开户、开通、充值、复核;执行与购卡单位的衔接工作,并且负责监督购物卡的使用。
(三)信息部保证会员管理系统的正常运行,及时解决系统出现的问题。
五空白购物卡的定制、验收、入库
(一)定制。财务部根据市场需求,按季度制定购物卡需求计划,确保常备万元的各面值卡;在重大节假日前要提前制定节日用卡需求计划,一律交由采购部门进行采购。
(二)验收。按批次抽检空白购物卡的卡面印刷质量及数量后将定制的购物卡交付财务部,财务部在与需求计划核对后交本部保管员入库。
(三)入库。财务部保管员负责空白购物卡的保管。
六资金管理
(一)、我公司对预收资金进行严格管理。只用于主营业务,不得用于不动产、股权、证券等投资或借贷。
(二)预收金额不得超过上一年度的40%。存管资金比例不低于上已季度预收金额的20%。
购物卡开户、开通、充值、复核、交付
(三)财务部根据市场情况制定购物卡需求计划表。
(四)由财务部保管员填写《购物卡注册单》由财务部记账。
(五)财务部专职人员根据《购物卡注册单》开户、开通、充值、复核完成。在刷卡写磁前应核对每盒购物卡的初始卡号,并在刷卡写磁、开通、充值后进行复核,以核实系统号与磁卡号的准确性,财务部安排两人以上复核,复核率达到100%。
(六)对无法刷卡写磁的购物卡,由专职人员按照废卡处理规定办理。
(七)交付。团购管理中心与财务部在《购物卡交接单》上签字后,将已充值购物卡交付团购管理中心,财务部以《购物卡交接单》作为入账凭证,形成购物卡库存。
七购物卡的领用
(一)日常待售备用卡的领用。团购管理中心负责人按一天售卡量到财务部领备用卡,一旦接收视为已经核对无误。
(二)大宗团购卡的领用:团购管理中心需在重大节日前合理时间向财务部提供明确面值、数量、总金额的备用卡需求申请。领卡时,由团购管理中心业务人员陪同团购单位一同到财务部取卡,标明折扣折扣率、折扣额、付款时间、发票要求等事项,由团购单位经办人和团购管理中心人员签字。
(三)团购管理中心负责人对备用卡按照现金管理规范使用金柜进行保管。
八服务及纠纷处理要求:售卡、退卡、调换、补磁
(一)销售
(1)团购管理中心日常售卡根据《购物卡售卡单》操作,一式两联,一联在售卡当日与现金一同交由财务记账,二联由售卡单位留存备查。同时,团购管理中心需接受
财务部每周不低于两次的购物卡及现金对应复查。
(2)节假日大宗售卡,根据本《办法》中“购物卡的领用”条款由团购管理中心辅助财务部办理售卡工作。
(3)购卡人接收购物卡时,必须由售卡人在前台销售管理系统的***程序中进行复核确认。签署《购物卡售卡单》(单位购卡暂不付款的需加盖购卡单位公章)时进行交付。
(4)团购管理中心需对团购卡暂时赊欠万元以上者保留其身份证明,对大宗购卡单位需保留其工商执照复印件、税务登记复印件、经办人身份证明等资料,已备相关职能部门复查。
(二)退卡
(1)因系统问题或它正当原因需作退卡处理的,售卡部门应首先确认购物卡无消费记录,财务部经理签署意见后执行退卡。
(2)财务部接收退卡后作清零、消磁、入库备售或作废处理。
(三)调换
顾客因消磁、卡损或改变面额等原因需要调换购物卡的,售卡部门应首先确认购物卡无消费记录,财务部经理签署意见后给予调换。原卡执行退卡程序,新卡执行销售程序,废卡执行废卡处理规定。
(四)补磁
无需调换的消磁卡,财务室直接给予补磁,即时办理。
(五)纠纷处理,按照不违反第八条的情况下,协商解决。
九资金管理及库存盘点。
备用卡保管员在每月末对备用卡进行盘点,财务部责成其他人员会同团购管理中心负责人应在每月底对库存卡进行盘点,填写购物卡盘点表并向分管副总书面汇报售存情况。
十购物卡回收
购物卡金额消费为空后,收银员将其收回。财务部需要按照废卡处理。
十一废卡处理
(一)被确定为废卡的,由财务部凭团购管理中心的废卡确认意见和拣选后的记录,会同防损部共同进行销毁。
(二)废卡销毁方式为在磁条上打孔处理,或直接焚毁。
十二购物卡业务流程中的所有表格须按要求填写完整,并严格审批流程。
十三顾客申办购物