文档介绍：2012年合同管理工作计划
合同管理主管黄雪芳
我于2011年11月14日入职,至今不过两个月,在这段时间内,我初步了解了集团构架、办事流程以及工作内容,在新的一年里,我的工作计划如下:
第一,一切工作围绕合同展开。
我的工作,是建立在合同上的管理工作,没有合同,合同管理主管之岗位设置就失去了意义,因此,只要涉及到合同事项,就应当经过合同管控这一环节。如何才能管控到每一个合同?这就涉及到与其他部门沟通的问题。任何一份合同必须经过公司盖章方能生效,因此,随时保持与董办、商务部门的畅通联系是我2012年工作内容之一。
第二,负责管控合同的各个坏节。
所谓合同管理,就是要对合同谈判、合同起草、模板维护、合同评审、用印监督、后续跟踪等负有管理责任。合同谈判、合同起草约占5%的工作量,应经办人的要求并在分析可行性后,提供高质量的服务;模板维护约占5%的工作量,就是修订集团现有的、不符合现行法律法规或者不符合实际要求的合同,以及拟定可能涉及到的合同模板;合同评审约占60%的工作量,是合同管理工作中最重要的部分,应当对合同标的、价款、违约、争议解决等重点条款进行审查;用印监督和后续跟踪约占20%的工作量,是合同管理工作的核心部分,将按季度展开工作,除了向董办、商务部门直接调取用印资料和履行情况外,还应对重大合同进行一对一的跟进,一旦发生或可能发生违约情形时,应进行证据保全并立即向上级汇报。
第三,减少重复性工作,提高工作效率。
合同管理制度和OA评审流程是刚刚建立起来的,目前合同管理制度在逐步完善,OA评审流程也步入正轨,但也出现了重复工作的现象,比如合同评审中法务部和质量部门的评审内容,在评审质量类协议时,部门应该根据自己的专业负责相应的条款,所谓术业有专攻,法务部应该重点评审违约条款、惩罚性条款、争议解决条款等涉及法律知识的条款,质量部门应该重点评审质量管理、质量标准、生产过程控制、保质期等涉及质量问题的条款。而在实践过程中,法务花大量的时间对合同进行全面审查,向相关部门提示风险点,这里有两个不妥之处:其一,法务知识有限,有可能根本看不懂除法律之外的专业条款;其二,对合同进行全面审查,必然存在重复性工作,工作效率降低。合同全面性审查的好处在于不放过任何一个风险点,但是从制度层面来说,合同管理制度确立了责任制,如果有制度不落实,那么制度就是一个好看的花瓶;从人力资源层面来说,消耗相同的人力成本却不能创造更多的价值,这不是一个成功企业所愿意看到的。因此,减少工作重复性,提高工作效率是我2012年的又一个计划。
第四,重点人员重点培训。
有一次一个业务拿了一份只有7条约定的涉外合同给我评审,抱怨法务部故意不批准。在他们的意识里,越是模糊的约定越好,殊不知这种意识很危险,在任何一个合同中,只要涉及到我方的权利都必须明确,否则,我方将无法向对方主张权利,货款收不回、知识产权受侵犯、商业秘密得不到保护、信誉损失等等,为了减少部门摩擦,更为了提高非法律人士的法律意识,很有必要针对重点人员进行培训,首次合同条款培
训将在第二季度展开,之后将视效果和需求组织其他培训。
第五,加强专业学习,提高综合素质。
从律师助理到法务专员、再到合同管理主管,两年多的时间我担任过三种角色,但是我的理论基础却不能满足岗位的要求,因此,2012年我要继续做好如下工作