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为了确保事情或工作有序有效开展,通常需要提前预备好一份方案,方案属于规划类文书的一种。方案对于我们的帮忙很大,所以我们要好好写一篇方案。下面是帮大家整理的方案范文,仅供参考,大家一起来看看吧。
展会筹划方案流程篇1
第一节——会展预备阶段的文案简介
会展预备阶段的文案是指一次会展从确定展览题材、收集信息、进展展览工程立项筹划始终到会展正式开幕前的预先预备阶段涉及到的全部文本文案。
一般来说,会展预备阶段的文案包括展会立项筹划书、展会工程立项可行性讨论报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度规划、观众邀请函、参展合同、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广规划、广告文案等。
其次节——会展预备阶段的文案写作
一、《展会立项筹划书》的写作
《展会立项筹划书》主要包括以下内容:
1、办展市场环境分析:包括对展会展览题材所在产业和市场的状况分析,对国家有关法律、政策的分析,对相关展会的状况的分析,对展会举办地市场的分析等。
2、提出展会的根本框架:包括展会的名称和举办地点、办展机构的组成、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模和展会定位等。
3、展会价格及初步预算方案。
4、展会工作人员分工规划。
5、展会招展规划
6、展会招商规划。
7、展会宣传推广规划。
8、展会筹备进度规划。
9、展会效劳商安排规划。
10、展会开幕和现场治理规划。
11、展会期间举办的相关活动规划。
12、展会结算规划。
展会立项筹划书的写作要求:
展览会的名称一般包括三个方面的内容:根本局部、限定局部和行业标识。如“第93届中国出口商品交易会”,假如按上述三个内容对号入座,则根本局部是“交易会”,限定局部是“中国”和“第93届”,行业标识是“出口商品”。
下面分别对这三个内容作一些说明:
?根本局部:用来说明展览会的性质和特征,常用词有:展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。
?限定局部:用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。
展会举办时间的表示方法有三种:一是用“届”来表示。二是用“年”来表示,三是用“季”来表示。如第三届大连国际服装节、20xx年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。在这三种表达方法里,用“届”来去示最常见,它强调展会举办的连续性。那些刚举
办的展会一般用“年”来表示。
展会举办的地点在展会的名称里也要有所表达,如第三届大连国际服装节中的“大连”。展会名称里表达展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。如第三届大连国际服装节中的“国际”说明本展会是一个国际展。
?行业标识:用来说明展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中的“服装”说明本展会是服装产业的展会。行业标识通常是一个产业的名称,或者是一个产业中的某一个产品大类。
2、展会地点
筹划选择展会的举办地点,包括两个方面的内容:一是展会在什么地方举办,二是展会在哪个展馆举办。
筹划选择展会在什么地方举办,就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。
筹划选择展会在哪个展馆举办,就是要选择展会举办的详细地点。详细选择在哪个展馆举办展会,要结合展会的展览题材和展会定位而定。另外,在详细选择展馆时,还要综合考虑使用该展馆的本钱的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和效劳如何等因素。
3、办展机构
办展机构是指负责展会的组织、筹划、招展和招商等事宜的有关单位。办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。
依据各单位在举办展览会中的不同作用,一个展览会的办展机构一般有以下几种:主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。
主办单位:拥有展会并对展会担当主要法律责任的办展单位。主办单位在法律上拥有展会的全部权。
承办单位:直接负责展会的筹划、组织、操作与治理,并对展会担当主要财务责任的办展单位。
协办单位:帮助主办或承办单位负责展会的筹划、组织、操作与治理,局部地担当展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。
支持单位:对展会主办或承办单位的展会筹划、组织、操作与治理,或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。
4、办展时间
办展时间是指展会规划在什么时候举办。办展时间有三个方面的含义:一是指举办展的详细开展日期。二是指展会的筹展和撤展日期。三是指展会对观众开放的日期。
展览时间的长短没有一个统一的标准,要视不同的展会详细而定。有些展会的展览时间可以很长,但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说,展期一般是5天左右为宜。
5、展品范围
展会的展品范围要依据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。
依据展会的定位,展品范围可以包括一个或者是几个产业,或者是一个产业中的一个或几个产品大类,例如,“博览会”和“交易会”的展品范围就很广,如“广交会”的展品范围就超过10万种,几乎是无所不包。
6、办展频率
办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次,或者是不定期进行。从目前展览业的实际状况看,一年举办一次的展会最多,约占全部展会数量的80%,一年举办两次和两年举办一次的展会也不少,不定期举办的展会已经是越来越少了。
办展频率确实定受展览题材所在产业的特征的制约。我们知道,几乎每个产业的产品都有一个生命周期,产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。
产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期,展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。
7、展会规模
展会规模包括三个方面的含义:一是展会的展览面积是多少,二是参展单位的数量是多少,三是参观展会的观众有多少。在筹划举办一个展会时,对这三个方面都要作出猜测和规划。
在规划展会规模时,要充分考虑产业的特征。展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。
8、展会定位
通俗地讲,展会定位就是要清楚地告知参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”,详细地说,展会定位就是办展机构依据自身的资源条件和市场竞争状况,通过建立和进展展会的差异化竞争优势,使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜亮而独特的印象的过程。
展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。
在制定展会的价格时,一般遵循“优地优价”的原则,即那些便于展现和观众流量大的展位的价格往往要高一些。展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进展的初步预算。
在筹划举办展会时,要依据市场状况给展会确定一个适宜的价格,这样对吸引目标参展商参与展会非常重要。
10、人员分工、招展招商和宣传推广规划
人员分工规划、招展规划、招商和宣传推广规划是展会的详细实施规划,这四个规划在详细实施时会相互影响。
人员分工规划是对展会工作人员的工作进展统筹安排。
招展规划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和方法。
招商规划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和方法。
宣传推广规划则是为建立展会品牌和树立展会形象,并同时为展会的招展和招商效劳的。
11、展会进度规划、现场治理规划和相关活动规划
展会进度规划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进展的统筹安排。它明确在展会的筹办过程中,到什么阶段就应当完成哪些工作,直到展会胜利举办。展会进度规划安排得好,展会筹备的各项预备工作就能有条不紊地进展。
展会相关活动规划是对预备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的规划安排。与展会同期举办的相关活动最常见的有技术沟通会、研讨会和各种表演等,它们是展会的有益补充。
展会筹划方案流程篇2
专业观众是专业性展览会胜利与否的生命线,展会之间的竞争很大程度上是展会专业观众之间的竞争,而我国专业展会往往无视专业观众对展会的重要性,造成专业展会上专业观众组织混乱等问题突出,制约了展会的进一步进展。鉴于此,本文对专业性展会中专业观众的组织与筹划进展了探讨。
专业展会;
专业观众;
组织与筹划
20世纪90年月以来,随着中国展览业的进展,展览会数量日益增多,展览会之间的竞争日益剧烈,为了确保参展商的参展效果,保证专业观众的数量和质量特别关键。专业观众是展览会的主要组成局部,也是展览会胜利的生命线。展会之间的竞争很大程度上是展会专业观众之间的竞争。展会专业观众的数量和质量不仅仅打算着展会各方主体收益的状况,而且也是展会是否胜利的主要标志。首先,专业观众数量多,展会人气旺,就会吸引更多的参展商的留意,也会吸引更多的专业观众,这是一个良性循环的过程。其次,观众数量多,展会交易额就高,这是一个水涨船高的现象。再次,参展商参与展会的目的就是达成客观的交易量,同时通过展会的一系列活动展现企业产品和效劳,营造良好的口碑,为企业将来进展打下根底。这一切都离不开专业观众,专业观众的数量是参展商选择展会的主要指标之一。而且随着展会竞争的日益剧烈,参展商可以选择的余地越来越大,展会要赢得参展商的支持,必需重视专业观众的组织营销工作。从目前来看,我国专业展会仍处于进展的初级阶段,我国专业展会往往不注意长远的利益,只关注眼前的利益,急功近利的做法比拟常见。展会将主要的“资金和精力用于扩大展会规模、提高展会效劳水平、对参展商的邀请等,却忽视了专业观众对展会的重要性。这也是目前专业展会上专业观众组织混乱的缘由之一。
(一)加大宣传力度、定位目标市场
专业观众的组织工作关乎展会的胜利与否,需要展会举办方在展览会前就加大组织和推广力度。一是在国内局部,通过公众媒体,以及专业性的群众报登载载关于展会新闻性质的消息,邀请新闻媒体撰写相关软性文章,提高目标专业观众对展会的关注度;
通过利用政府资源进展宣传推广,例如在行业垂直专刊和行业相关网站登载,可反复发表,或是分段连续发表;
通过整理与收集数据库,对目标专业观众进展直接邮寄推广,寄入场券与邀请函;
通过参与国内相关行业的重点展会直接与目标专业观众面对面进展推广。二是在国际局部,通过利用网络的便捷性与即时性的特点,在世界闻名的商务网站发放旗帜广告或者公布文字链接等,或将展览会的广告一些相关的贸易杂志里;
通过利用自己建立的数据库或其他现有数据库资源对对境外目标观众与专业买家进展E-mail邀请并供应展览观众网上预注册效劳等。
(二)与展会中介机构合作
专业观众是展会的生命线,展会在专业观众的组织方面要采纳多样化的手段,要组建专业观众的宣传机构,通过电话、短信、邮件等方式进展招商,还可以在一些相关展会上发放大量的宣传单来吸引专业观众。也可以通过与中介机构
合作,利用中介机构丰富的展会组织阅历和客户资源来组织专业观众,这样可以充分发挥各自的专业优势,展会举办方将主要精力用于展会的布置和效劳上,中介构造负责专业观众的组织、宣传和招揽上,效果会更好。固然,选择与中介机构合作也存在一些问题,例如有的中介机构会将业务层层转包,业务的完成质量和效率受到影响;
也有的中介机构本身不具备相关实力或者对行业比拟生疏,不能很好的完成展会交付的任务。因此,展会举办方要选择那些实力强、行业口碑好的中介机构,例如“比特在线”等代理公司。
(三)加强专业论坛建立
在现代供给链思维下,展会产出的商品和技术都不是独立存在的,都是供给链链条上的产物。对于软件行业而言,具有较强的应用性,涉及的相关行业众多,其在供给链中具有非常重要的作用。我们沿着软件行业向上下游拓展,会发觉许多行业都与软件有关,这些行业都是软交会的专业观众,而且随着软件技术的不断进展和应用范围的不断拓展,这些行业的专业观众更加重要。中国软交会通过举办专业论坛的方式,邀请众多相关行业的参加,培育了大量的专业观众。今后,软件会应当将注意加强与煤炭、金融证券、教育、投融资、信息安全等行业的联系,争取这些行业的部门经理、高管等成为软交会的高质量专业观众。同时为了增加论坛的吸引力,可以邀请一些知名度高的经济专家来增加人气,或者将论坛举办地设在度假村或者游轮上,从而吸引更多的合作伙伴。