文档介绍：办公物资采购及发放规定

为使公司办公物资采购及发放工作规范化,依据公司《预算计划制度》和《仓储管理制度》特制订本规定。
办公物资的采购及发放须遵从“保证供应、方便工作、节省开支”的原则。采购要从实际需要出发,严格按预算执行。员工使用办公用品和设备时要珍惜爱护,杜绝破坏和浪费。
本规定所指办公物资是指文具、纸张等文案用品,办公桌椅、档案柜等家俱器具,电话机、传真机、计算机、打印机等办公机具设备,电扇、空调等家电设备。
各部门所需的办公物资要统筹计划,纳入年度预算计划当中,经批准后,按月制订具体计划。
办公物资的采购及发放实行集中管理,由总务部负责,具体细则如下:
办公物资的月度采购。
各部门负责人根据批准的月度费用预算,结合本部门的实际需要,填写“月度采购申请单”,将本部门下月需用的办公物资分类填写清楚,并于每月30日报至管理会计部,管理会计部审查是否在预算之内。如在预算外,管理会计部要求各部门重新填单,如在预算内,管理会计部签署意见后转总务部后勤组,后勤组根据库存情况和各部门的缓急需要编制“月度采购计划”,报总务部经理审核和行政总监审批后,由采购员实施采购,同时“月度采购计划”报财务会计部一份,由财务会计部负责采购资金的准备。
办公物资的临时采购。
各部门因临时或预算外需要而申请采购时,应填写“采购申请单”(本单一式四联,一联本部门留存,一联报财务会计部,一联交采购员,一联交物资管理员。),经本部门负责人签准,然后视采购所需金额报相应批准人批准。财务会计部负责采购资金的准备及对某些物品的比价工作。
申请采购的审批权限。
预算内单项资金使用审批权限:1000元(含)以内由部门经理批准;1000元以上2000元(含)以内由系统总监批准;2000元以上由总经理批准。
预算外单项资金使用审批权限:2000元(含)以内由总经理批准;2000元以上由董事长批准。
动用1000元(含)以下资金由财务会计部经理核准;1000元以上由财务总监核准。
采购工作细则。
采购物资单价在100元(含)以下的,由采购员直接采买。采购物资单价超过100元的,采购员须事先进行市场寻价,填写“寻价单”。单价在200元以下的寻价结果由后勤组组长确认;单价在200元(含)以上寻价结果由总务部经理确认。采购员根据确认的寻价结果,办理具体的采购业务。
采购员在实施采购业务时,应充分了解所购物资的品名、规格、质量要求及其他特别要求,要做到货比三家,保证物美价廉。采购后要及时办理入库手续并登记采购台帐。
物资管理员负责办理采购物资的验收入库手续,并搞好库房管理。
采购员在办理入库手续时,物资管理员应根据“采购申请单”进行认真核对,仔细检查品名、规格、数量和质量是否符合要求,如不符合要求,有权拒绝入库并督办采购员办理退货。如果符合要求,应填写“入库单”(本单一式两联,一联物资管理员留存,一联交采购员办理请款或报销手续并留存于会计室。),办理入库手续,并登记库存数量帐。
物资管理员应确保库房及库存物资的安全完整和库容整洁,要做到“八防四检”:
八防:防火、防盗、防潮、防霉、防鼠、防尘、防爆、防漏电。
四检:●上班必须检查仓库门锁有无异常,物品有无丢失。
下班检查是否已锁门、拉闸、断电及是否存在其它不安全隐患。
经常检查库内温度、湿度,保持通风。