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懒惰是很奇怪的东西,它使你以为那是安逸,是休息,是福气;但实际上它所给你的是无聊,是倦怠,是消沉;它剥夺你对前途的希望,割断你和别人之间的友情,使你心胸日渐狭窄,对人生也越来越怀疑。
—罗兰
公司行政管理方案
引言
我进入公司已有一段时间,依我之所见所闻,以及跟部门经理、人员谈话沟通后,归纳公司现时存在的问题有以下几点:
公司现行的指令式的管理体制不能很好适应公司今后的发展需要;
办公室各项规章制度执行落实未到位;
公司员工的办事效率有待提高;
老员工工作积极性不高。
为此,我代表行政部特向公司董事长提出以下解决方案。
一、部门主管负责制(分权管理)
公司现行的指令式管理,使得部门缺乏计划力、灵活性,员工失去创造力,同时也使得董事长工作量沉重,所以我建议公司要有这样的意识并开始部署并尝试推行部门“分权管理”制。所谓分权,就是现代企业组织为发挥低层组织的主动性和创造性,而把生产、经营管理决策权分给下属组织,最高领导层只集中少数关系全局利益和重大问题的决策权。分权的对称是集权。集权是指决策权在组织系统中较高层次的一定程度的集中。集权和分权主要是一个相对的概念。
具体如下:
1、以各个部门为主体,在处理自己部门工作业务上拥有更大的权力,其它部门都不能对该部门员工的具体工作指手划脚,公司从大体上制定一个工作方向、任务,具体操作就交由部门团队自由发挥了。这样一来,在工作目标的实现上,部门团队会有很大的灵活性来采用具体的方法。同时我也考虑到各部门的经理、主任他们有相当的部门业务水平及管理经验。(抓大放小,放手去做)
2、公司部门经理、主任根据部门实际工作业务情况,有权对部门内部“现有人员”进行组合、对工作的分配作统一调配(前提是要保持部门团队的稳定性)。
3、部门主管根据部门实际工作情况,不定期召开部门自己的内部沟通短会,每月不低于两次,让公司各种政策措施、方案变动等信息,及时准确传达到公司基层。(开始由行政部监督,以后让他们形成****惯)
优缺点分析:
优点是这种宜于现代企业制度适用的“分权理论”,摒弃了旧的落后的指令性管理法,采用科学的目标管理法,有效提升企业管理的水平和层次。员工自己的方式总是会将工作完成的更好更快,并且员工的方式中往往会包涵有更多创新的东西(调动其多想办法,解决问题的积极性)。
缺点是要求公司必须先行出台各部门统一标准的业务流程;不排除会有滥用职权或以权谋私可能性,所以
必须由行政、财务等部门监管其权力的使用。
具体操作:财务部由于工作流程比较统一规范,可先行由它打开局面,接着是行政部,如此类推。每个部门标准业务流程,先由他们部门总结提交方案、行政部、董事长三方共同制定,逐一强化,成功一个铺开一个。工作开头肯定是烦琐的,但我们追求的是公司今后的规范标准,我认为是值得的,“一劳永逸”!(以点带面,逐步推广)
二、公司部门主管定期月度工作例会制度(分集权管理)
会议由行政部经理或董事长主持召开,并由专人记录,整理后,抄送董事长、各部门主管备份。
1、各部门汇报上一月度工作任务完成进度,未能如期完成的需说明原因,并在会上提出最终完成时间,需要其它部门或人员协助解决的会上提出。(层层抓落实)
2、行政部经理或董事长依据公司年度经营发展目标大纲,分解下一月度各部门的具体工作任务及安排