文档介绍：电子文件与电子档案管理
电子文件与电子档案管理
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三、基于信息系统环境下的电子文件归档流程
一、电子文件概述(简)
二、电子文件管理的通用要点
四、电子档案的管理
五、电子档案的移交
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一、电子文件概述(简)
(一)电子文件的概念和管理核心
指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。
---《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》
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档案界目前所称的电子文件:可以归档并成为电子档案的文件。
电子档案:归档后的电子文件。
档案数字资源=电子档案+档案数字副本+档案电子目录+其他
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(一)电子文件和电子档案的定义
电子文件的根本特性:原生性
电子文件具备的性质:载体唯一,内容原始、真实和
完整,是唯一原件
传统载体文件的数字化副本不是电子文件;
用于纸质文件起草工作的电子版不是电子文件。
X
X
这两类数据不是电子文件!
必须确保:真实、完整、可用和安全。
----《电子文件管理暂行办法》(厅字〔2009〕39号)
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真实
电子文件的内容经过传输、压缩、格式转换等处理后依然保持不变,即始终与原始生成状态保持一致。电子文件的内容包括全文信息和元数据。
完整
包括两层含义,即电子文件内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。电子文件内容的完整性指的是电子文件的全文信息和元数据无缺失,电子文件所依赖的计算机系统的完整性指的是可供电子文件读取使用的计算机软件和硬件装配正确且无缺损。
可用
指电子文件的全文信息和元数据可以正确读取和展示,包括数据的可识别性、存储环境的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
安全
指电子文件生成、传输、存储和备份的可信赖环境,确保电子文件在传输、存储和迁移的过程中不会遭受删除、篡改和破坏,且不会被非授权获取。
一、电子文件概述(简)
(二)电子文件的产生系统
(1)OA(办公自动化系统); (2)ERP(企业资源计划系统);
(3)CAD(计算机辅助设计系统);(4)CAM(计算机辅助制造系统);
(5)CAT(计算机辅助测试系统);(6)CAPP(计算机辅助工艺设计系统);
(7)CAI(计算机辅助教学系统); (8)GPS(全球定位系统);
(9)GIS(地理信息系统); (10)E-MAIL(电子邮件系统);
(11)EDI(电子数据交换); (12)EC(电子商务系统);
(13)EG(电子政务系统); (14)数码照相与摄像及多媒体系统;
(15)A/D(模-数转换系统,如扫描设备和光学字符识别软件OCR)。
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电子文件产生的系统决定着电子文件的特征属性和元数据,
影响着电子文件管理软件的开发及其文档一体化管理流程的设计。
一、电子文件概述(简)
(三)电子文件的构成要素
电子文件由内容、背景与结构所组成,背景信息与结构信息统称为元数据。
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内容是表达行为主体的思想、意图及措棕对象(客体)的过程、结果的信息,通俗的说就是文件内容信息。
内容是电子文件的主体部分。
一、电子文件概述(简)
背景是证明文件形成与办理过程和文件之间相互关系的信息。一般包含以下内容:
(1)文件的形成机构及其他相关责任人;
(2)与文件有关或曾经有关的其他机构;
(3)文件履行机构职责与目的;
(4)文件的形成时间;
(5)与文件有关的其他时间;
(6)机构职能所体现的文件价值与重要性;
(7)曾与文件有过关系的文件产生与保存系统;
(8)该文件与其它文件和资料间的关系;
(9)对该文件有影响的法律、协议、实践、程序、计划、条件与默契等。
背景信息直接与电子文件的真实相关,比如收发文批办单上的内容就是背景信息。
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一、电子文件概述(简)
结构是指电子文件内容信息的组织表达方式,如文字的段落安排,电子文件使用的代码、数据结构、格式,以及载体、附件等方面的信息。
结构直接与电子文件的可用相关,是确保电子文件在长期保存过程中始终可以被理解和被利用的重要内容。
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电子文件的管理不是单纯的对内容信息的管理过程,实质上是对电子文件内容信息、背景信息及结构信息综合管理的过程。
需要强调的是,电子文件元数据的管理是电子文件管理领域非常重要的一个环节,元数据直接关系到电子文件的真实、完整、可用和安全,不可小视。
一、电子文件概述(简)