文档介绍：岗位基本情况
岗位名称:综合管理部行政主管
所属部门:综合管理部
管理层次:次中级管理人员
工作关系
直接领导:综合管理部经理;
直接下属:综合管理部总经理秘书、行政助理、信息助理、前台、司机;
协作关系:公司各部门、分公司和项目经理部有关人员;
对外联络:政府对口部门、总公司有关部门或其他法人、社团等。
岗位职责概述
公司行政、后勤、信息管理岗位,负责组织开展公司行政、后勤、信息等管理工作。
组织开展公司行政工作;
组织开展公司后勤服务工作;
组织开展公司档案管理工作;
组织公司信息管理工作;
组织开展公司内外部日常宣传工作;
代表公司与总公司或政府有关部门进行工作接触、联系和沟通;
指导综合管理部总经理秘书、行政助理、信息助理、前台、司机开展工作。
岗位职责
组织开展公司行政工作;
建立健全公司行政管理制度,包括办公管理、收发文管理、印章管理等规章制度;
协助部门经理组织公司本部日常办公,及时劝阻、制止、纠正违反公司办公制度的行为,协调各部门的工作关系,维护公司的良好办公秩序;
保管和使用公司印章、营业执照,以及营业执照的变更、年检等事宜,协助经营主管申请办理、变更、升级公司资质证书;
起草公司年度工作计划、总结和决定、报告等全局性文件,以及领导安排的阶段性工作总结、计划的起草工作,指导行政助理拟订公司行政公文,负责公文审核工作;
协助部门经理筹备、组织公司级会议,起草会议主要文件,准备会议文件和资料,负责会议记录,会后整理会议纪要,以及各项决定事项的检查督办;
指导总经理秘书作好公司每周经理办公会等有关会议的会议记录、会议纪要整理等工作,协助部门经理作好会议决定事项的检查督办工作;
指导行政助理作好公司外来文件分类、批阅和处理等工作;
负责办理领导交办的有关事宜。
组织开展公司后勤服务工作;
建立健全公司后勤管理制度,包括公司固定资产管理、电话管理、车辆管理等规章制度;
固定资产管理;
——编制公司固定资产、办公设备、设施购买计划,经批准后组织购买,指导行政助理作好公司固定资产的建帐、登记和管理等工作;
——公司本部办公用房的租用、管理和维修等,以及物业管理工作;
——统一管理公司所有现代办公设备,组织公司本部现代办公设备的维护、保养、修理、更新工作,保证公司本部现代办公设备的正常运转;
——公司本部电话的日常维修、更新、申请和管理工作;
——协助项目经理部配备施工现场所需的办公、交通等设施和设备。
办公用品管理;
——建立公司办公用品管理制度,统一管理公司本部办公用品;
——审核公司各部门提出的办公用品购买申请,经批准后组织采购;
——指导司机作好办公用品采购工作;
——指导行政助理作好办公用品的登记、保管和分发工作。
公司车辆管理;
——建立健全公司车辆管理制度,统一管理公司车辆;
——指导司机建立公司办公车辆档案,作好车辆购买、保险、税费交纳、保养、维修工作;
——审核部门提出的派车申请,向司机签发派车单,安排好公司领导用车;
——组织开展公司交通安全管理工作。
接待服务工作;
——指导前台作好来访客人接待工作;
——协助接待项目业主到本部考察接待;
——协助部门经理作好总公司或政府相关部门领导视察、检查接待工作。
社会事务工作;
——组