文档介绍：如何编写质量体系文件
一. 质量体系文件的作用
1. 质量体系文件确定了职责的分配和活动的程序,是企业内部的“法规”。
l —给出了最好的、最实际的达到质量目标的方法,编制和使用文件是具有动态的高增值的活动;
l —界定了职责和权限,处理好了接口,使质量体系成为职责分明,协调一致的有机整体;
l —“该说的一定要说到,说到的一定要做到”,文件成为组织的法规,通过认真的执行达到预期的目的。
2. 质量体系文件是质量体系审核的依据。
l —证明过程已经确定并优化;
l —证明文件规定已被有效实施;
l —证明文件处于使用控制中。
3. 质量体系文件是企业开展内部培训的依据。
l —文件作为培训全体员工的教材;
l —寻求文件内容、技能及培训内容之间的适宜平衡;
4. 质量体系文件使质量体系改进有一个基础。
l —依据文件确定工作过程要求可改进之处;
l —当把质量改进成果纳入文件,变成标准化程序时,成果可得到有效巩固。
二. 质量体系文件的层次
第一层:质量手册
第二层:程序文件
第三层:作业指导文件,通常又可分为:
n 管理性第三层文件(如:车间管理办法、仓库管理规定、文件和资料编码规定、产品标识细则规定、产品检验状态标识细则规定等)
n 技术性第三层文件(如:产品标准、原材料检验规程、抽样标准、技术图纸、工序作业指导书、工艺卡、设备操作规程等)
n 外来文件
第四层:质量记录表格
三. 编写质量体系文件的基本要求
a) 系统性
l 应对质量体系文件结构进行策划,要求覆盖ISO9001全部相关要素的要求和规定;
l 工具:《质量体系文件一览表》、《部门职责分配表》
b) 符合性
l 应符合ISO9000标准条款的要求;
l 应符合本企业业务流程的实际情况。具体的控制要求应以满足企业需要为度,而不是越多越严就越好,一句话:适度。
l 通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式,实现唯一的理解,所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到;
c) 协调性
l 文件和文件之间应相互协调,避免产生不一致的地方,从整体上结构针对编写具体某一文件来说,应紧扣该文件的目的和范围,尽量不要叙述不在该文件范围内的活动。
l 体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定、技术标准、规范相协调;
l 应认真处理好各种过程的接口,避免不协调或职责不清。
四. 编写质量体系文件的文字要求
a) 职责分明,语气肯定(避免用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语);
b) 结构清晰、文字简明、文风一致。;
c) 遵循“最简单、最易懂”原则编写各类文件;
五. 文件的通用内容
a) 文件名称、编号;
b) 受控状态、版本号、分发号
c) 编制、审核、批准;
d) 生效日期;
六. 质量手册的编制
a) 质量手册的常见结构:
l 封面
—公司的名称;
—手册标题;
—文件编号、手册版本、受控章及分发号;
—起草人、批准人签名、生效日期;
l 颁布令
—以简练的文字说明本公司质量手册已按选定的标准编制完毕,并予以批准发布和实施。颁布令必须以公司最高管理者的身份叙述,并予亲笔手签姓名、日期。
l 手册说明(适用范围)
—适用的产品;
—生产该产品的组织领域或区域;
—手