文档介绍：《会议改变,企业就能变──实现战略性会议的七招》
全球化愈演愈烈,开会成为企业效率的新指针。从IBM到3M、从宝侨到震旦行,世界各地正掀起会议革命。有些企业甚至将会议方法视为机密、竞争利器。日产汽车更因为会议革新,三年创下300亿日圆的效果。但企业要如何速会、速决,做有效决策?个人的创意如何不被扼杀,展现最佳绩效?每个人都在开会,但如何才能开好会?
搬到新办公大楼第一天早上九点,IBM数十间还散发着新装潢、新家具刺鼻味的会议室,上个周末前,已在网络上被预定一空。迷宫似的走廊上,穿著体面的员工抱着笔记型计算机来来回回,在第一天启用的办公室里,找寻自己预定的会议室。
「对不起,我们预订了会议室,你们还有五分钟,」公关经理李立芬很自然地敲门探头进会议室说。「没问题,我们只要再三分钟,」正开会的人,马上起身结束,一边收拾桌上的资料和笔记型计算机,一边交代将白板上会议中讨论的细节擦干净。「有关业务机密,」这位穿著黑色套装的IBM员工说。
开会决定竞争力
就连开会,这家知名的跨国公司也非常俐落有效率。甚至今年开始,每当员工透过网络预约要召开跨国电话会议时,必须先预定会议时间,因此每个人都必须事先想清楚要讨论什么事情,可能要开多久。
预定开
60分钟的会议,60分钟一到,电话会议中就会插进提醒的声音,然后每延长15分钟,就会再度出现提醒声音,直到会议结束。
开会,表面上是企业经营中,一件微不足道的小事,但影响却十分深远。在全球化的竞争下,一家公司会不会开会,更决定了公司的竞争优势。
愈有竞争力的跨国公司,对会议要求愈精确。卓越的经营能力在掌控会议的细节中表露无遗。未来,会开不好的公司,注定是输家。因此,全世界的企业都悄悄地展开了会议革命。
全球化促进会议变革
推动会议革命背后的重要动能,首先来自全球化竞争下成本和效率的考量。
现代企业组织形态以任务导向、随时组成的跨部门团队为主,知识经济的体系下,每个人必须靠沟通分享,才能提升士气,合作才有效率。因此会议愈来愈多、愈来愈重要。
会议占据了企业活动绝大部份的精华时间,因此,谁能让会议发挥最大的效益,谁就是赢家。
根据美国
Meeting)管理顾问公司对4000位白领上班族的调查,美均参加十个会议,约占每周工作时间一到一天半,而经理人每周则有一半以上的时间在开会。调查也反映,57%的上班族在开会前心情紧张,并认为,平均一半的会议时间是浪费掉的。
「这些浪费掉的时间,假如变成你的假期有多好!」3M网络会议公司负责人贝格曼说。
台湾人工作时数全世界最长,如何能把会议时间省下,或发挥更大效益,对台湾企业更显得重要。
超竞争的微利时代,开没有效率的会,企业将愈来愈负担不起。
最近一年半来,日产汽车靠着有效率的会议革命,省下了60亿日圆成本,未来三年预计还可以省下300亿日圆。
分秒都是会议成本
日本的丰田汽车也开始在会议室的海报上大大地提醒,「会议成本=人数×时间×薪资单价」。丰田的人事部计算,年收入1000万日圆的员工一小时薪资单价是
5000日圆,把愈多愈资深的员工聚集开会愈久,公司要付的代价就愈高。
美商宏智人力资源顾问公司(DDI)甚至计算会议的投资报酬率。宏智事业发展处处长彭智彬精算,假如会议的成本花五个主管半个工作天的时间,这些加总起来的成本和这个会议决策创造出来的效益相比,就是会议报酬率。
譬如,会议决议让产品上市快了一个月,增加了一个月的营业额,就是这个会议的效益。开了一个没有任何决议的会议,效益就是零。「假如会议效益小于会议成本,或者都是零效益,开会有何意义?」彭智彬问。
台湾索尼通讯网路执行长李岳奇说自己是很不喜欢开会的人,所以想尽办法要让开会又快、又有效率。他每周主持的主管会议纪录上,记录每一个会议时程花了多少分钟。每周开始主管会议前,会先浏览上次的纪录,检讨为什么某个议程花的时间最长,是因为事情真的窒碍难行,还是因为流程和解决方法有问题。透过这个改善方式,现在主管会议已从以前动辄三、四个小时,缩短到两个小时内就可以结束。
各地纷纷开启变革
在日本,企业风起云涌地开始改革会议,提升企业竞争力。专攻教育理论和沟通学的著名学者齐藤孝去年中出版了《会议革命》一书,引起日本全国热烈反应。齐藤孝指出,日本连续十多年陷入不景气,并不是日本人不思检讨,反而可能是因为认真寻找问题的方法
——「会议」,出了问题。
齐藤孝批判日本企业开会效率低落的弊病,挑战日本人开会重视排行论辈的僵化官僚体系,引起了社会广泛讨论。今年八月,日本最有影响力的财经杂志《日经商业周刊》也以封面故事报导日本企业会议革命的动态。
主导全球化的美国企业界,也愈来愈重视会议的革新。以创新能力倍受推崇的美国3M公司,一