文档介绍：三、简答题
?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?教材P35
(1 )受意是文员接受和领会上司意图。(1分)
(2 )一种是直接受意。(1分)
(3) 另一种是间接受意。(1分)
(4) 文员要善于领会上司意图,按上司意图办事。(1分)
(5 )但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意,把上司的质疑、设问误认为上司
的指示。(1分)
(6 )要做到:备好记录本,记录下指示要点。(1分)
(7 )注意倾听,用心判断指示的用意。(1分)
(8) 必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话。(1分)
(9) 如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度。(1分)
(10 ) 接受指示后,要不失时机地贯彻实施。
?进言具有什么作用?方法和要求是什么?P36—37
(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝;
(2)参谋作用;
(3)补缺作用;
(4)增进关系作用;
(5)适事。紧急的事,重要的事,上司需要知道的事;
(6)适时。考虑时机;
(7)适地。看场合;
(8)适度。要注意掌握分寸。
? p109受理与处理的程序和基本要求是什么?p109—110
(1)受理的范围是:国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件;职工、群众直接给机关、单位领导的信件。(l 分)
(2)及时拆封。拆封时,不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信,或有过激言语的来信,要处理及时,报告上司,还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时,信纸在前、信封在后,要一并装订。(2分)
(3) 认真阅读。把握信中的主要内容,也可用颜色笔为领导标明信中的重点,或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。(2分)
(4 )逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载,便于统计、查找和催办。(1分)
(5) 认真处理。处理信件应该按照“分级负责、归口办理”的原则,进行转办、交办或自办。(2 分)
(6) 及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施,增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信,或承办人(单位)复信两种方式进行。(2分)
,向对方要求约会时应注意哪些要点?决定时间、地点时要注意什么?p170—171
(1)要获得上司的许可;
(2)如果用写信的方式,在等到对方收到信后,再打电话给对方的文秘人员以确认;
(3)要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式(早餐会、午餐会等)、所需要的时间等等;
(4)约定好以后,一定要向上司汇报,并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文件资料。
(5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;
(6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;
(7)公司有重大活动的那一天不宜安排约会;
(8)地点选择对方比较方便的地方,还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
,有哪些提示系统?具体做法是怎样的?p178—181
有电子提示系统和人工提示系统(2分)
电子提示系统的做法:在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项,文员应该随着情况的变化不断编排和修改输人的信息。(3分)
人工提示系统的做法:设置基本办公日程表(1分)、固定活动日期一览表(1分)、使用提示性备忘录(1分)、准备约会表(1分)、准备特殊提示卡(<1分)、准备交往提示文件(1分)。
?p137
(1)会议名称;<1分)
<2)会议记录人的姓名、盖章;(1分)
<3)时间(开始时间、结束时间);(1分)
(4)会议地点;(1分)
(5)议题;<1分)
(6)主持人、主席;(1分)
(7)出席者名单;<1分)
(8)会议的经过情形及结论;<1分)
(9)相关的资料;(1分)
(10)下次会议预定日期。<1分)
?p156—159
答:遵循法律法规(1分)
合理确定会议目标(1分)
确定必要的与会者(1分)
减少会议数量(1分)
缩小会议规模(1分)
简化会议程序(1分)
缩短会议时间(2分)
,有什么要求?p234
(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时,但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙,