文档介绍：第5章办公自动化
OAS的组成体系
OAS的软硬件配置
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OAS的组成体系
主要任务
办公自动化是用高新技术来支撑的、辅助办公的先进手段。它主要有以下三项任务:
(1) 电子数据处理(EDP—Electronic Data Processing)。即处理办公中大量繁琐的事务性工作,如发送通知、打印文件、汇总表格、组织会议等,将这些繁琐的事务交由机器完成,以达到提高工作效率、节省人力的目的。
(2) 信息管理(MIS—Message Information System)。对信息流的控制管理是每个部门最本质的工作,OAS是信息管理的最佳手段,它把各项独立的事务处理通过信息交换和资源共享联系起来,以获得准确、快捷、及时、优质的功效。
(3) 决策支持(DSS—Decision Suppot System)。决策是根据预定目标行动的决定,是高层次的管理工作。决策过程是指提出问题、搜集资料、拟定方案、分析评价、最后选定等一系列活动环节。OAS系统的建立,能自动地分析、采集信息,提供各种优化方案,辅助决策者迅速地做出正确的决定。
主要依赖技术
办公自动化技术是一门综合性、跨学科的现代化办公技术,它涉及计算机科学、通信科学、系统工程学、人机工程学、控制论、经济学、社会心理学、人工智能等等,但人们通常把计算技术、通信技术、系统科学和行为科学称做OAS的四大支柱。
计算机软硬件技术是办公自动化的主要支柱。办公自动化系统中的信息采集、输入、存储、加工、传输和输出均依赖于计算机技术。文件和数据库的建立和管理、办公语言的建立和各种办公软件的开发与应用也依赖于计算机。另外,计算机高性能的通信联网能力,使相隔任意距离、处于不同地点的办公室之间的人员可以像在同一间办公室办公一样。因而在众多现代化办公技术与设备中,对办公自动化起关键作用的是计算机信息处理设备和构成办公室信息通信的计算机网络通信系统。
代化的办公自动化系统是一个开放的大系统,各部分都以大量的信息纵向和横向联系,信息从某一个办公室向附近或者远程的目的地传送。所以说通信技术是办公自动化的重要支撑技术,是办公自动化的神经系统。从模拟通信到数字通信,从局域网到广域网,从公共电话网、低速电报网到分组交换网、综合业务数字网,从一般电话到微波、光纤、卫星通信等各种现代化的通信方式,都缩短了空间距离,克服了时空障碍,丰富了办公自动化的内容。
支持现代化办公自动化系统的技术还包括微电子技术、光电技术、精密仪器技术、显示技术、自动化技术、磁记录和光记录技术等。
不同级别的三类OAS
办公自动化系统按其职能可分为三个层次,即事务处理级办公自动化系统、信息管理级办公自动化系统和决策支持级办公自动化系统。
办公事务处理的主要内容是执行例行性的日常办公事务,涉及大量的基础性工作,包括文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。事务型办公自动化系统可以是单机系统,但现在基本上是网络化的多机系统。
管理型办公自动化系统是把事务型办公系统和综合信息紧密结合的一体化的办公信息处理系统。它由事务型办公系统支持,以管理控制活动为主,除了具备事务型办公系统的全部功能外,主要是增加了信息管理功能。根据不同的应用,管理型办公自动化系统可分为政府机关型、市场经济型、生产管理型、财务管理型、人事管理型等。
管理型办公自动化系统多数是以局域网为主体构成的系统,局域网可以连接不同类型的主机,可方便地实现部门微机网之间或者是与远程网之间的通信。通信网络最典型的结构是采用中、小型主机系统与超级微机和办公处理工作站三级通信网络结构。其中,中、小型机将主要完成管理信息系统的功能,处于第一层,设置于计算机中心机房;超级微机处于中间层,设置于各职能管理机关,主要完成办公事务处理功能;工作站完成一些实际操作,设置在各基层科室,为最底层。这种结构