文档介绍：智能大厦物业管理-办公自动化系统物业管理及实例分析
作者:佚名文章来源:本站原创点击数:25 更新时间:2009-10-9
一、办公自动化系统概述
当今世界已进入信息时代,浩繁信息的获取、处理、存贮和利用已成为社会管理必要手段。一个国家的经济现代化,取决于管理现代化和决策科学化。办公自动化(Office Auto mation,OA)是构成智能大厦的重要组成部分。它是一门综合了计算机、通信、文秘等多种技术的新型学科,是办公方式的一次革命,也是当代信息社会所要求的必然产物,它也使物业管理的手段发生了革命性的变化。
(一)办公自动化的形成和发展。
办公自动化(OA)的含义很容易与工厂自动化(FA)的概念等同而造成误解。工厂生产的自动化,使产量增加,质量得到保证,但是工人的劳动却变得更为简单。办公室中的信息搜集、资料处理尽量采用机械化,仍然有许多工作要有人参与才能最后得到确定信息的价值。因此,办公室自动化可以认为是人们产生价值更高的信息的一种辅助手段。
自从1950年发明计算机以来,专家们认为只有少数计算机能满足社会需要而且只能用于行政机关和重要部门,主要是在复杂数学分析中发挥作用,但不久人们就认识到,许多大单位既可在各业务部门内部之间,也可在与用户和供应商之间利用计算机优势提高其时效性、精确性和信息量。
办公自动化(OA)的形成和发展,最根本的原因是社会生产的发展要求生产关系和上层建筑之间的关系。具体地说,就是由于社会生产自动化水平提高,生产活动所需信息量加大,企业管理人员增加,如何迅速准确地选择信息、保存信息、检查信息、传输信息就十分重要。在办公室事务管理的信息中,有数据、文字、图像、声音等信息,而且处理不同信息形式的各种办公设备还要单独使用。建立办公自动化系统,就可以有效地提高办公效率。同时,将促进办公体制的改革和发展,使管理系统更加科学、合理。可以实现精简机构和改进工作方法,并有利于办公人员的学****和培训,提高业务能力。由于微电子技术的发展和进步,特别是微型计算机技术应用的发展,促进和改变着人们从事工作和生活的****惯,使得办公室得以普遍使用计算机系统,特别是与办公室有关的个人计算机和工作站系统的发展,使办公自动化系统的实现有了可靠的物质基础和技术基础。可以认为,办公自动化是一门新兴的综合学科,是当代信息社会的产物。
(二)办公自动化管理的概念和任务。
办公自动化的含义有多种解释,有人认为用文字处理机进行办公中的文字编排就是办公自动化,也有人认为OA就是实现无纸办公,这是狭义的OA。在目前比较一致的意见是将O A定义为:办公自动化是利用先进的科学技术,不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中,并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统,其目的是尽可能充分地利用信息资源,提高劳动生产率和工作质量,辅助决策,求得更好的效果,以达到既定目标。即在办公室工作中,以微型计算机为中心,采用传真机、复印机、打印机、电子信箱(E-mail)等一系列现代化办公及通讯设备,全面、广泛、迅速收集、整理、加工、使用信息,为科学管理和科学决策提供服务。
办公自动化(OA)是一种用高新技术来支撑的,辅助办公的先进手段,从它的业务性质来看主要有三项任务:(EIectronic Data Processing,简称EDP)。处理办公中大量繁琐的事务性工作,如发送通知、打印文件、汇总表格、组织会议等。将上述繁琐的事务交给机器来完成,以达到提高工作效率,节省人力的目的。(Message Information System,简称MIS)。对信息流的控制管理是每个部门最本质的工作。OA是信息管理的最佳手段,它把各项独立的事务处理通过信息交换和资源共享联系起来以获得准确、快捷、及时、优质的功效。(简称DDS)。决策是根据预定目标做出的行动决定,是高层次的管理工作。决策过程是一个提出问题、搜集资料、拟定方案、分析评价、最后选定等一系列活动环节。OA系统的建立,能自动地分析、采集信息、提供各种优化方案,辅助决策者做出正确、迅速的决定。
(三)办公自动化管理的主要技术领域。
办公室自动化技术是一门综合性、跨学科的技术,它涉及计算机科学、通信科学、系统工程学、人机工程学、控制论、经济学、社会心理学、人工智能等等,但人们通常把计算技术、通信技术、系统科学和行为科学称做OA的四大支柱。以科学为主导、系统科学为理论、结合运用计算技术和通信技术来帮助人们完成办公室的工作,实现办公自动化。
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办公室自动化系统的应用,经过较长时间的发展,已不是对一些办公设备的随意凑合使用,而是根据一定的要求,作有计划的系统设计。所谓办公系统的层次,就是对办公机构中各层次、职能方