文档介绍：文字沟通技能训练
目的
一、通过对目前的和期望的文字沟通效果,确认改善的领域。
二、通过掌握有效的文字沟通技能,获取更好的结果。
三、培养和发展文字沟通技能。
文字沟通分析单
 阅读下面的各项内容和要求,完成后面的分析表。
1. 在分析表的第一栏,根据你的工作填写那些你经常要写给他们文字材料的人(或一类人)的姓名(或职务)。
2. 我们将文字沟通材料分为三类:
"肯定"的文字沟通;
"否定"的文字沟通;
指示做什么的文字沟通。
在分析中,我们要把精力集中在最常用的文字沟通材料上--信件,包括备忘录,便条和各种类型的信。现在,开始填写第一栏,然后确定写给每个人的文字沟通材料类型(即"肯定"型、"否定"型和指示做什么类型),并把它们填写在第二栏里。
3. 在第三栏中确定这些信件属于下面两种情况的哪一种:
由你直接写给他们的;
对他们的文字沟通材料的回复。
4. 在第四栏,根据对你工作的重要程度,将第一栏填写的受信人进行排序。
5. 在第五栏,根据你写给第一栏人的困难程度进行程序。如果需要,可做补充说明。
6. 检视已填写的所有内容,确定应对哪类文字沟通材料加以重视,并把你的决定记在第六栏中。
分析表
 主要受信人
“肯定”
“否定”
“指示”
直接回复
受信人的
重要程度
写给受信人
的困难程度
是否应
加以注意
备注
 

文字沟通
 一、有效的文字沟通
1. 传达必要的、精确的信息。
2. 发信者的表述对特定的情境应是恰如其分的。
二、提高文字沟通水平应注意三个阶段
1. 写作准备阶段:
思考:
写给谁?
写什么?
为什么?
提纲:
主要点
使用索引卡
整理:
按逻辑排列各要点的位置
去掉无关的和重复的内容
2. 写作过程
文字沟通有三种主要类型:
①肯定型
②否定型
③指示型
①写肯定型:
直接给出好的消息
解释好消息
用好的祝愿结束
②写否定型:
用"缓冲"式的自然叙述开头
在给出坏消息之前加以解释
告诉坏消息
如果可能,建议某些可能的选择
用好的祝愿结尾
③写指示型:
以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始
表述建议或要求,及可能的利益
清楚地指示受信者应如何去做
鼓励克服困难,尽早完成工作。
3. 检查
①是否表述准确。
②是否有不适当的描述。
③有否文法、文字上的错误。
文字沟通技法概要
 要想通过文字的沟通达到预期的结果,表达的准确性是至关重要的。在工作中,人们经常要用文书的形式来转达信息;因而文字沟通的有效性是管理者必须熟练掌握的一种基本管理技能。
文字沟通的内容千差万别,但其写作可归结为三个阶段:
1. 写作前的准备阶段;
2. 写作过程阶段;
3. 写作后的检查阶段。
1. 写作前的准备
①思考:
a) 写给谁--你是写给谁看的。
b) 写什么--确认你所要发送出去的信息。如果你是回复一个信函,就要分析交弄清回复的关键点。
c) 为什么--为什么需要写?达到的目的是什么?
②提纲
把你准备写的关键全都列出来,这对尔后的写作及修改都有帮助。
③整理
根据提纲,把你所要表达的要点按逻辑编排顺序,去掉那些无关的和重复的内容。
完成上述三步,就可以