文档介绍：办公室暨卫生宣传工 作培训讲义
武定县卫生局办公室李燕春
第一专题:办公室建设与管理 第二专题:公文写作基本规则 第三专题:常用公文起草要领 第四专题:卫生宣传新闻信息
第一专题加强办公室建设与管理
一、办公室人员岗位认知与基本职责
二、加强办公室建设
三、办公室办会工作基本规范
四、加强办公室的日常管理
一、办公室人员岗位认知与基本职责
中心:管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。
枢纽:联结决策层与执行层的纽带,联结各职能部门的纽带。
窗口:经常与外界接触, 办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌, 在很大程度上代表社会组织的形象。
(一)办公室的地位与职能
重要地位:中心、枢纽、窗口
职能定位: 行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
(二)办公室工作内容与特点
工作内容:
按性质分: 程序性工作;智囊性工作;临时性工作。
按内容分: 办文;办会;办事。(简称“三办”)
工作特点: 综合性;服务性;程序性;被动性;机要性。
(三)办公室人员角色定位: 办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
(四)办公室工作对人员的要求
一要讲事业心和责任感;二要认真细致;三要讲究程序(不要打乱仗);四要讲工作效率。
1、思想素养:
热爱本职。干一行,爱一行,专一行。
政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题, 处理办公室工作,听招呼,能自律,严保密。
责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
踏实肯干。舍得为工作投入。
二、加强办公室建设
(一)办公室建设方向
1、不断优化硬件和工作环境
2、积极推进建章立制工作
3、努力营造和谐人文氛围
4、大力倡导团队精神
(二)建设“形象工程”——办公室礼仪常规
良好的礼仪形象
良好的电话形象
良好的文字形象
良好的语言形象
(三)人人争作办公室受欢迎的人员
1、分内工作决不推托,并主动协助同事工作;
2、掌握自己的情绪,做情绪的主人;
3、把同事当作客人,尽力做到同事满意;
4、懂得鼓励他人,用赞扬代替批评;
5、随时让同事知道你对他的感激;
6、尊重个人隐私,公私之间分明;
7、乐于向同事提供资讯与经验,分享成功快乐;
8、不居功自傲,有容人雅量。
三、办公室办会工作基本规范
(一)会议服务的基本内容
会前准备工作——设立会议承办部门和服务机构;协助领导确定会议目标和议题(确定会议目标、拟订会议议题、拟订会议财务预算和会议方案;确定会议的议程、日程和程序;分工撰写会议文件;确定与会人员名单以及会议编组方案;会场的布置工作(营造会议气氛、会场格局与座次、主席台的布置、悬挂会标、设施准备) ;食宿、交通、医疗、保健等准备。
会中服务工作——报到与接待工作;会议签到;会场服务与管理( 会前检查会场、引导座位、维护秩序, 做好会场事务工作、会后检查会场);做好会议记录;编写会议简报;安全保密工作。
会议善后工作——做好相关文字工作( 整理会议记录、编写会议纪要、简报、会议文件制发、文件整理与保管);认真做好会议总结;做好会议的宣传报道工作;会议决定事项的催办工作;会议收尾工作。
(二)做好会议服务工作的技巧
其一:领会“一个精神”
领会“一个精神”指的是领导对于举办会议的指示精神。办会人员要主动、全面了解领导的指示意见、思想意图, 了解得越透彻、越准确、越详细越好, 切实做到全局在胸。
其二:构思“一个方案”
指的是筹办会议的方案,是筹办会议的具体依据。方案要思路清楚, 详细周到,简洁明快,科学可行。(整体性原则、动态性原则、超前性原则)
其三:拟定“一个程序”
是指把握整个会议进程,确保会议环环相扣, 合理有序,开得紧凑,开出气氛。要把握好三个环节(把握重点程序、把握会场布置、把握会议细节)。