文档介绍：设备成套项目采购流程控制
[提要] 对于一个设备成套项目来讲,设备、材料的采购种类多达几十项,甚至上百项,采购占项目成本支出的绝大部分,采购质量直接影响工程质量和安全,供货进度对工程进度具有关键性的作用,采购管理至关重要。本文结合设备成套项目采购经验,对采购管理中的流程控制进行初步探讨。
关键词:设备成套项目;采购管理;流程控制
中图分类号:F27 文献标识码:A
原标题:设备成套项目采购管理中的流程控制
收录日期:2016年6月20日
一、设备成套项目采购管理一般流程
设备成套项目签订后,本企业采购经理首先需要牵头编制《分标和采购计划》,明确项目设备采购标段、各标段的采购节点和成本,各标段对应的设计技术文件提交时间、合同签订时间、设备生产周期及港口交货时间和到工地时间等内容。
采购经理将根据《分标和采购计划》按计划实施采购。首先,采购经理组织编写询价文件,其中采购技术文件、采购设备清单等由设计人员编写;其次,提交采购申请,批准后向三家及以上分包商进行询价,在规定时间内取得报价,并组织分包商选择评审,评审确定谈判对象后进行合同谈判。合同谈判完成后组织合同评审,评审通过后合同签字、盖章生效。
在合同执行过程中,采购经理负责包括但不限于督促分包商开立保函、分包合同付款、设备/材料验收(工厂试验、出厂验收)、交货、分包商出厂资料收集及质保期控制等环节。待质保期完成,采购环节关闭。
二、目前采购管理流程中存在的问题
(一)采购技术文件提交延误。采购技术文件提交是采购工作进行的第一步,是整个流程顺利进行的前提。采购技术文件提交的及时与否直接影响到采购工作的进展,也影响到采购成本的控制。例如,某设备到货时间从项目主合同中明确了时间,通过倒推法得知需要在9月20日发货,设备正常生产周期为2个月,这样采购合同必须在7月20日之前签订,采购询价工作必须在7月1日开始,因此采购技术文件提交时间应不晚于7月1日。但因种种原因,直到采购经理正式开始询价工作时,采购技术文件还未正式提交,这样经常会发生部分分包商无法提供报价的情况,从而耽误采购合同的及时签订,进而难以保证设备按时交货。但是,由于项目进度限制,合同谈判时必须大幅压缩设备生产周期,采购方处于非常不利的谈判地位上,有时不得不加上赶工费,对项目成本控制造成了不利的影响。
(二)供方管理。供方管理包括供方的选择、供方的评审、供方的开发和供方的淘汰。在采购流程中,供方的管理有着严格的规范制度,供方质量的优劣直接关系到采购流程是否能顺畅进行。目前本企业实施的《供方管理规定》(以下简称《规定》)中标明,供方包括供应商、分包商、咨询商、服务商等,在《规定》中统称供方。供方管理体系及运行平台由集中采购中心建立及维护,供方管理内容、供方的资质管理及年度评价等工作由采购业务管理部门负责。合格供方年度评价表从产品质量、产品性价比、售后服务、技术水平、管控能力、商业信誉、体系认证情况及环境安全等8个方面对供方进行综合评价。企业根据对供方的考评结果,将供方分为三个等级:AAA级合格供方,连续三次考核得分在85分以上或两次考核得分在90分以上,在采购活动中可享受同等优先待遇;合格供方,考核得分在60分以上,保留在合格供方库中;不合格供方,考核得分在60分以下,从合格供方库除名,转入
“出库供