文档介绍：商务接待手册
商务接待手册
行政部
X年X月X日
一、总则
1、为规范公司商务接待活动,在保证商务接待效果的前提下,加强商务接待费用控制,特制订本手册。
2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一,参加接待的工作人员要遵守纪律,有礼有节、热情大方,树立公司的良好形象。
3、本手册规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核,适用于公司的全部商务接待活动的管理。
二、管理职能
行政部是公司接待工作的管理部门,公司商务接待以及宴请用餐等均由行政部统一安排。
三、商务接待工作原则
1、对等接待、各负其责、相互配合的原则。商务接待工作涉及面广,必须坚持重点、兼顾一般,按照对等接待、各负其责、相互配合的原则,上下一致,齐心协力,共同做好接待工作。
2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务,提高办事效率、热情周到,视客情适度接待,提倡节俭,反对浪费,注重思想情感交流,不推诿扯皮,不应付拖拉。
3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准,对各项商务接待费用实行预算管理,由行政部负责人根据核定的预算严格控制使用,商务接待费用原则上不得超过限额,如需追加预算,由总经理另行审批。
四、接待职责分工
1、接待工作是公司窗口式工作,对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标,具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。
2、接待内容包括:迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下:
①行政部:提供一般接待良好环境的保障及备品准备,负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍。
②前台或秘书:负责来客引入及会议室的环境保持。
③接待秘书:提供信息沟通保障及调度控制和来客记录,安排来宾行程、食宿等。④商务接口部门:负责接待洽谈并陪同始终。
3、行政部主任对接待工作负有全面责任。
五、商务接待标准
公司商务接待标准,根据来访者的人员级别及访问目的不同,适用不同标准。主要划分为4个级别:普通接待、中级接待、高级接待、特殊接待。
1、普通接待
2、中级接待
3、高级接待
4、特殊接待
六、商务接待流程
1、商务接待的申请与审批
①各部门实施商务接待前,应填写《商务接待申请表》,经部门经理审核,分管副总审批后,报管理中心行政部申请安排接待;
②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议;
③公司高层领导的商务接待活动,由其助理、秘书填写《商务接待申请》,并作为接待负责人;
④行政部接到《商务接待申请表》后,应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后,填写《接待行程安排表》,反馈至接待申请部门确认;
⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》,按接待标准进行审批,审批层级如下:
⑥标准进行审批;
⑦行政部将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部,作为预支、报销接待费用的预算凭证。
2、商务接待的实施
①行政部依据获批的《接待行程安排表》,落实各项接待安排的责任人及物品臵办; ②行政部将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人,以及接待活动相关领导,以便合理安排时间;
③行政部依据接待行程安排,