文档介绍：总则
为使鑫科集团公司(以下简称“公司”)的会议管理规范化和有序化,提高会议的效率,特制定本办法。
会议本着精减、有效、节俭原则运行。
会议形式
总裁办公会
出席人员:总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员。
周期:根据需要随时召开;
会议内容:公司经营计划事项,公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项,人事管理事项,公司合理化建议管理事项,公司其他重大经营决策和管理问题等。
主持人:总裁。
总裁质询会
出席人员:总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员;
周期:每周一次;
会议内容:上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达;
主持人:总裁或执行总裁
全体员工会议
出席人员:公司全体员工;
周期:每半年或一年、或不定期;
会议内容:公司经营、管理情况通报,讨论职工关心的切身利益问题、与公司
发展相关的合理化建议;
主持人:总裁。
每周晨会
内容:对本周重大工作事项进行统一安排,协调跨部门工作;
出席人员:总裁、执行总裁、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等;
主持人:总裁;
周期:每周周初
工作汇报会
内容:下级向上级汇报指定内容;
出席人员:上下级或有关责任人;
主持人:上级主管;
周期:定期或不定期。
专题会议
内容:某一问题讨论和商定;
出席人员:有关人员;
主持人:相关主管;
周期:不定期或定期。
各部门会期必须服从公司统一安排,各部门小会不应安排在公司例会同期召开,(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。
会议组织
会议程序
一般而言,公司的会议组织过程包括以下几个步骤:
确立会议议题;
安排会议议程;
发出会议通知;
会务准备;
做会议记录和摄像、录音;
整理会议纪要、决议;
相关领导阅改、签批;
印发有关部门、人员,并归档。
确立会议议题
会议的议题可能有以下的来源:公司领导提出和各部门提出,总裁办收集等。经主管领导同意,即可召开会议。
对定期的常规会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
对不定期的重要会议,承办人应提出会议企划报告,该报告包括:
1、会议名称;2、会议主旨和目标;3、会议议项;4、会议时间;5、会议议程;6、会议主持人;7、出席人员(名单);8、会议财务(支出收入)预算;9、现有筹备情况及进展;10、筹划备时间进度等。
该报告批准后方执行。来自料搜索网中国资料库下载
提前发出会议通知
通知内容包括:时间、地点、出席人、议题、议程、编组等;
方式:由会议承办人通过口头或书面形式发出,注意口头仅适用于例会召开的确认;
出席会议的重要或主要人员,应通过电话等方式确认是否能如期出席,并做出相应安排。
通知时间:根据会议要项拟订会议通知,并提前发送。
会务准备
会务准备包括以下内容:会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋(内装铅笔和记录纸)、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、