文档介绍：深圳市创新智慧港有限公司
编号:XZ-01
版本:
生效日期:2016-09-01
管理体系文件
行政接待管理制度
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版本修订记录
序号
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修订内容
修订人
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备注
目的
树立公司良好形象,扩大公司对外联系和交流,使接待工作规范、有序。
适用范围
适用于创新智慧港公司,其他全资和控股项目公司、各专业配套公司参照执行。
职责
行政人事部
公司接待归口管理部门。按照大型活动牵头部门的详细分工,负责协调接待活动;
对各部门的公务接待工作进行指导、监督。
各部门
本部门日常业务往来的公务接待活动的策划、组织、管理和协调工作;
本部门各项接待费用的计划申报与报销;
积极配合公司综合性接待活动。
管理规定
接待管理原则
对口原则:各业务部门涉及接待由各部门负责,行政部协助用车、用餐、住宿及会务安排。
节约原则:严格接待审批程序,遵循统一接待标准,从严控制接待费用;
周到原则:接待工作要系统策划,衔接周密,方式得体,礼节适度;
保密原则:向外来人员介绍情况时,注意遵守公司保密制度。
责任原则:公司大型活动需有明确的分工指引,责任具体落实到人。行政部及其他部门人员可参与公司餐饮接待,负责餐具摆放、上菜、端茶、倒酒;用餐后的一切事宜包括餐厅现场及厨房的清理和清洁工作由厨房部负责。
接待流程与标准
序号
步骤
要点分解
标准
1
接到接待任务
立即与来访单位联系,确定来访详情。
来访详情包括:来访单位名称、来访时间、人数、名单、职级、目的、行程安排以及有无用餐、用车、住宿等需求。
2
拟稿接待方案
确定接待级别
做好行程安排
确认出席接待人员名单
方案定稿后呈送领导审批
接待级别标准:见《附件1:接待级别标准》。
3
知会相关人员
通知参与接待人员,参加接待时需正式着装;
信息有变化时,及时通知相关人员。
1)将领导审批的接待方案以邮件形式发送给各接待相关人员;
2)涉及项目参观的,需发送项目接待总负责人或配合接待部门和责任人,如没有明确接待部门统一给到行政负责人。
4
跟进各项接待事项的安排
申请接待用车、用餐、住宿、会议、礼品等安排,流程需附已签批的接待方案;
流程审批后请主动联系行政部专人落实各项准备工作;
将各项接待安排告知来访单位联系人。
重要客人接机需安排相应职务的接机人。
5
参观线路、展厅安排
参观线路主要为展厅,必要时可安排车辆参观园区。
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