文档介绍：中煤第六十八工程处会计档案管理办法

为了加强我处会计档案管理,统一会计档案管理制度,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》的规定,制定本制度。
凡我处进行会计核算的各级单位,应当依照本制度管理会计档案。
各基层单位必须加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
处财务资产部是全处会计档案管理的主管部门,负责出台会计档案管理办法,审查解体项目部送存的会计档案,协助解体项目部把会计档案送存处档案室。
本办法解释修改权归处财务资产部,与上级文件有抵触的,按上级文件执行。
一、会计档案的构成
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告和验资报告、审计报告等会计核算及专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
二、会计档案日常管理
(一)账册管理
当月工作结束后,须及时将记账凭证装订成册。
月末结账后,须及时编制并打印月度会计报表,并连同报表附注及文字说明等归档;
月末结账后,须将银行存款余额调节表、银行对账单及其他应归档的会计资料及时归档;
年终决算后,须及时打印会计账簿,装订成册并归档。
年终决算后,须将年度财务报告及时归档。
(二)磁介质管理
软盘数据备份:每月结账后须将明细账、参数文件(包括科目明细、部门明细、客户明细)用软盘作永久性备份,并将记账凭证作临时性备份;
硬盘数据备份:每年应定期将硬盘数据作一次性全部备份并刻录光盘双重备份存放于不同地点。
各单位每年形成的会计档案,按照归档要求,由我处财务资产部部和各基层单位会计机构负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册。
三、会计档案的整理立卷
会计年度终了后,对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法,及分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一,并分门别类按各卷顺序编号。
分类标准统一
一般将财务会计资料分成一类账簿,二类凭证,三类报表,四类文字资料及其他;
档案形成统一
案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一;
管理要求统一
建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录;会计资料装订成册,报表和文字资料分类立卷,其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
四、会计档案的装订
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他文字资料的装订。
(一)会计凭证的装订
一般每月装订一次,装订好的凭证按年份和月份妥善保管归档。
会计凭证装订前的准备工作:
分类整理,按顺序排列,检查日数、编号是否齐全;
按凭证汇总日期归集(如按上、中、下旬汇总归集)确定装订成册的本数;
摘除凭证内的金属物(如订书钉、大头针、回形针),对大的账页或附件要折叠成同记账凭证大小且要避开装订线,以便翻阅保持数字完整;
整理和检查凭证顺序号,如有颠倒要重新排列,发现缺号要查明原因。要检查附件是否漏缺,发票、耗料单、入库单、工资、奖金发放单、结算单是否随附齐全;
记账凭证上有关人员(如财务主管、复核、记账、制单等)的印章是否齐全;
会计凭证装订时的要求:
用“三针引线法”装订,装订凭证应使用棉线,在凭证左侧打三个针眼,实行三眼一线打结,节扣应是活的,并放在凭证封皮里面,装订时尽可能缩小所占部位,使记账凭证及附件保持尽可能大的显露面,以便于事后查阅;
凭证外面要加封面,封面纸用尚好的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证;
,方可保证装订牢固,美观大方。
会计凭证装订后的注意事项:
每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章;
在封面上编号卷号,按编号顺序入柜,并要在显露出表明凭证种类编号,以便调阅。
(二)会计账簿的装订
各种会计账簿年度结账后,除跨年度使用的账簿外,其他账簿应按时整理立卷。基本要求是:
账簿装订前
首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符,账页数是否齐全,序号排列是否连续;然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订;
活页账簿装订要求
保留已用过的账页,将账页数填写齐全,去除空白页和撤掉账夹,用质量好的牛皮纸做封面、封底,