文档介绍:文件名称:质量技术文件与资料管理制度版本:A/0
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目的
对与质量安全管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用的文件为有效版本。
范围适用于与质量安全管理体系有关的文件控制。
职责
总经理负责批准发布《质量安全管理手册》。
执行组长负责审核《质量安全管理手册》,批准作业层文件,为体系文件的主控责任人。
行政部负责组织对现有体系文件的评审,为体系文件的归口管理部门。
各部门负责相关文件的编制、使用和保管,并对本部门与质量安全管理体系有关的文件收集、整理和归档等。
程序
文件分类及保管
《质量安全管理手册》为第一层文件,由行政部备案保存。
公司第二层质量安全管理体系文件为作业层文件,包括产品技术要求、作业规范、各种管理制度、外来文件,由行政部备案存档并控制其分发。
本公司的质量安全管理体系文件编号:
《质量安全管理手册》―――
作业层文件――――――――(文件序号)
记录文件―――――――――(记录序号)
外来文件―――――――――WL**(文件序号)
在文件的适当位置注明版本,以第一版、第二版的形式依次排序。
文件的编写、审核、批准和发放
文件发放前应得到批准,以确保文件是适宜的。
《质量安全管理手册》由生产部负责组织编写,执行组长审核,总经理批准发布,由行政部登记、发放。
作业层文件由主控该过程或活动的部门编写、审核(必要时相关部门会签),执行组长批准;P计划由生产部编写,P小组评审讨论,P小组长批准。
文件名称:质量技术文件与资料管理制度版本:A/0
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文件的发放范围由行政部确定。文件的分发应确保使用文件的各场所都能得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
文件的受控状态
文件分为‘受控’和‘非受控’两大类,凡与质量安全管理体系运行直接相关的文件应受控,由各主管部门按本程序执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章,并注明分发号。
文件的更改
《质量安全管理手册》由行政部组织更改,局部更改填写《文件更改申请表》,经执行组长(P小组长)审核,上报总经理批准后更改,由行政部发放并保留文件更改内容的记录。
其它文件的局部更改由相应主控部门填写《文件更改申请单》,经原审批部门审批,再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其它部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。
所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回,交行政部统一处理,以确保有效文件的唯一性。
,由原编制部门组织进行,正式发布前应重新获得审批。
文件的领用
文件使用者应填写《文件发放、回收记录》,经相应主管部门负责人审批方可领用。
因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件。因丢失而补发的文件,应给予分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效,发放部门作好相应发放签收记录。
文件的保存、作废与销毁
文件的保存
与质量安全管