文档介绍：职业安全卫生管理体系文件编写指南
职业安全卫生管理体系文件的结构
 
职业安全卫生管理体系文件可以有多种分类方法,最基本的是二种。第一种是分三类,即职业安全卫生管理手册、程序文件和作业文件;第二种是四类,职业安全卫生管理手册、程序、作业文件和记录。
参照ISO/DIS 10013质量手册编制指南,建议把OHS管理体系文件分为三个层次:管理手册(A层次)、程序文件(B层次)、作业文件(C层次),如图。
 
OHSMS体系文件
OHS管理体系文件的内容
 
按照体系文件的层次分类可知,OHS管理体系文件可有管理手册、程序文件、作业文件(即工作指令、作业指导书、记录表格证据等)。
1. 管理手册
根据OHSMS标准及本组织职业安全卫生方针、目标全面地描述本组织OHS管理体系的文件,主要供组织内的中、高层管理人员和提供客户以及第三方审核机构审核时使用,集中表述本组织的OHS保证能力。
OHS管理手册的内容通常包括如下内容:
l           方针、目标、指标和管理方案;
l           OHS管理、运行、审核或评审工作的岗位职责、权限和相互关系;
l           关于程序文件的说明和查询途径;
l           关于手册的评审、修改和控制规定。
管理手册在深度和广度上可以不同,取决于组织的性质、规模、技术要求及人员素质,以适应组织的需要为前提。
2. 程序文件
根据本组织OHS管理手册的要求,为达到既定的职业安全卫生方针、目标所需要的程序和对策,描述实施OHS管理体系要素涉及的各个职能部门活动的文件,供各职能部门使用。
3. 作业文件
围绕手册和程序文件的要求,描述具体的工作岗位和工作现场如何完成某项工作任务的具体做法,是一个详细的工作文件,主要供个人或小组使用。这类文件有些是在体系运行时根据需要不断产生的,可分为两类:
(1)工作指令,如工作指导书、作业指导书、检验指导书等。通常包括三个内容:指令干什么、如何干和出了问题怎么办。
(2)记录,记录是OHSMS文件最基础的部分,包括设计、检验、试验、调研、审核、复审的OHS记录和图表,事故、事件记录以及用户OHS信息反馈记录等。这些都是证明各生产阶段OHS是否达到要求和OHS管理体系运行有效性的证据,因而它具有可追溯性的特点。
需要指出的是,各层次的OHSMS文件应与第一层次的OHSMS手册内容对应一致。各组织可以根据自身的规模大小和实际情况来划分体系文件的层次等级,不一定按建议的三个层次等级。
OHSMS标准中没有明确要求组织必须编制OHS管理手册。
编写体系文件的原则和基本要求
 
编写体系文件的原则是写你要做的,做你所写的,记你所做的。即:标准要求的要写到,文件写到的要做到,做到的要有效(文件写完后一定要下发讨论和修改,达到所写即所做)。体系文件要做到:

—     组织应对其OHS管理体系中采用的全部要素、要求和规定,系统有条理地制订各项程序;
—     所有文件应按统一规定的方法编辑成册;
—     各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序;
—     各层次文件应涉及OHS管理体系一个逻辑上独立的部分。

—     体系文件应在总体上遵循OHSMS标准,以及国家或主管部门的有关法规要求;
—     文件一旦批准实施,就必须认真执行;
—     文件修改只能按规定的程序进行。

—     体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调;
—     体系文件之间应相互协调;
—     体系文件应与有关技术标准、规范相互协调;
—     处理好各种接口,避免不协调或职责不清。

—     体系文件作为客观证据(适用性证据和有效性证据)向管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织OHS管理体系的运行情况;
—     对于审核来讲,OHS管理体系文件可作为下列方面的客观证据:
l           危险因素已被辩识、评价并得到控制;
l           有关活动的程序已被确定并得到批准和实施;
l           有关活动处于全面的监督检查之中;
l           职业安全卫生绩效和持续改进等。

—     对一个组织,其OHS管理体系文件是唯一的;
—     通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式,实现唯一的理解;
—     决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用;
不同组织的文件可具有不同的风格。
6. 适用性
—     体系文件应根据标准的要求、组织规模、生产活动的具体性质采取不同的形式;
—     体系文件的详略程度应与人