文档介绍：第三讲办公室事务
电话、传真、值班、
接待、约见、日程
三、值班工作
1、值班工作的主要任务
(1)及时传递信息
接收来文来函或来电,重要或紧急的函电文要立即报告有关的领导获转告有关部门,接受和分发各类书报杂志及公私邮件。
(2)做好接待工作
凡符合规定手续的,热情接待,提供方便;
能直接解决的,给予解决或解释,不能解决的,应及时转交有关部门处理;
直接找上司解决问题的来访者,应视情况处理。
(3) 承办临时事项
值班人员除了要处理好日常的值班事务、完成值班任务外,有时还要负责承办上司交代和其他部门委托的临时事项,如购买物品、迎送客人、传话找人,等等,这些工作有着很强的随机性和繁杂性,但无论如何,值班人员都要认真对待,及时处理。
(4)处理突发事件
遇到一些突发性的紧急情况,如生产事故、交通事故、失火、偷盗、自然灾害等,沉着、冷静地进行处理。
及时向上司汇报请示
就近组织人力物力抢险救灾
依靠邻近的组织单位、部队
保护好事故现场
(5) 确保组织的安全
安全保卫工作也是值班的任务。尤其对那些无警卫无岗哨的组织,更要注意安全。值班人员对外来人员要严加审核,履行有关手续。如有异常情况发生,要及时报告有关部门及人员,协助有关的部门开展工作,以保证组织的安全。
(6) 编写值班材料
对于一个组织来说,值班室是一个相对开放的机构,信息量很大,所以值班人员要有较强的信息观念,善于捕捉各类信息,及时加以汇总、处理和存储,为领导阶层的决策提供参考。同时还要做好值班工作记录,填写好值班日志,以保证整个值班工作的连续性。
2、制作值班资料
(1)记好值班电话记录:主要包括来电时间,来电单位,来电人员姓名,来电内容;
(2)记好值班接待记录:主要包括记录来访人员的姓名、单位、来访事由,联系方法等内容。
(3)记好值班日记:主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等,进行认真登记,使接班人员保持工作的连续性。
时间
上午
×:×~×:×
下午
×:×~×:×
晚上
×:×~×:×
×月×日
×××
×××
×××
×月×日
×××
×××
×××
……
值班地点
××××
×××
××××
注意事项
做好交接班工作,不留空档。
做好值班记录。
有急事、要事可同×××联系,电话:×××××(宅)手机:××××××××
值班任务
1、××××××××××
2、××××××××××
3、××××××××××
备注
××××(单位名称)××(时间)值班表
(××××年×月×日——×月×日)
值班员
×月×日
办理情况
值班
记事