文档介绍：文件中心与文件生命周期理论
   早在20世纪80年代的中后期,发端于西方的档案管理模式文件中心,,并在档案学术界引起强烈反响。其中呼应与歧见并存,推祟与反对交织。与此同时,档案工作的实践领域,也自发地开始了对文件中心管理模式的尝试。个别地区的档案部门,大胆而小心地迈出了实验的步伐。然而,转眼10多年时间过去了,关于文件中心与文件生命周期理论的研究,依然像一个被空置的悬念,既充满诱惑,又迟迟不得索解,更谈不上着地登陆、推广应用。在我国终于加入WTO,与世界进行全方位接轨的今天,围绕这个话题回顾以往,至今让人言犹未尽。
一、文件中心与文件生命周期理论的缘起和发展
    作为现代档案学具有里程碑意义的两大突出成就,文件中心与文件生命周期理论自20世纪四、五十年代诞生以来,便迅速覆盖了欧美发达国家和相当数量的第三世界国家,成为一种国际性的普遍范式和理论准则。其认同率之高,采纳范围之广,为自有档案史以来所仅见。
    二战期间,美国政府为应对战争,高度强化军事机关职能和大量发展军火工业,致使文件数量激增。据记载,仅1943年的文件年增长量,就超过了600万立方米,其中半现行文件至少也有近400万立方米。如此爆涨的文件数量,成为联邦政府,尤其是军事部门难以承受的沉重负担。探索一种既经济、又高效的新的档案管理模式成为当务之急。美国海军部首先对此作出建设性的反应,设立了临时文件库房,集中保存利用率较低但又需保存一段时间的文件,以缓解档案馆库和保管资金的不足。现代文件中心的雏型由此产生。战后,这一介乎于中间形态的档案管理方式,除军事机关外,又为联邦政府机关所接受。1950年,美国政府颁发《联邦文件法》,决定在国家档案与文件局下正式设立联邦文件中心,以法定的形式把保管半现行文件的职能从各政府机关分离了出来。由于新模式具有显而易见的“规模经济”效益,在欧美及其他国家形成了强烈的示范效应,一批相类似的机构随之诞生。如加拿大的文件中心、德国的中间档案馆、英国的过渡性档案馆、法国的部际档案馆和前苏联的机关联合档案室等。
    为了对这种实验先于理念的管理方式的合理性作出解释,在1950年8月召开的第一届国际档案大会上,英国伦敦大学教授罗吉尔艾利斯首先对文件生命周期作出了“三阶段论”的划分,即文件的现行、休眠(或暂时保存)和永久保存三个阶段。这种三分法是与文件的运动规律:办公室——文件中心——档案馆相对应的。“三阶段论”的划分奠定了文件生命周期理论研究的起点。
    在此后的几十年时间里,以阿根廷的著名档案学家M·巴斯克斯、美国国家档案与文件管理局前局长詹姆斯·B·罗兹等为代表的一批欧美学者,对文件运动的形式、过程、特点进行了全面系统的研究,“三阶段论”也逐渐为“四阶段论”所替代,即文件的制作形成阶段、文件的现行阶段、文件的半现行阶段和文件的非现行阶段;并最终形成了“文件从其形成到销毁或永久保存的过程中,研究文件属性与人的主体和行为之间关系问题的理论”——文件生命周期理论。
    无论“三分”或者“四分”,其划分的依据都来自美国国家档案馆前副馆长、著名档案学家T·R·谢伦伯格所提出的双重价值鉴定理论。他把公共文件的价值分为第一价值(又称原始价值)和第二价值(又称从属价值或档案价值)。