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文件编号 GDIE/MP.—005 广东省信息工程有限公司
GDIE 程 序 文 件 生效日期 2002
版本号 A
名称 页 码
1. 目的
规范公司运作使用的物品，工程施工中的材料、商品等的采购管理，确保公司的采购物
品是适质适量、符合需求、价格适当、供应及时。
2. 适用范围
凡为本公司提供直接或间接材料、商品，包括公司运作使用，工程施工使用的，均适用
本规定。
3. 职责
事业部：提供工程所需求参考资料，如主材料计划,产品名称、数量、质量/服务要求，需要日期等。
工程服务部提供辅助材料需求计划
相关部门：提出本部门运行所需的物品。
供应商管理专员：负责提供并更新合格的供应商资料。
采购专员：负责完成各项采购事宜。
4. 管理流程
工程物料采购流程
流程图见附件一
公司运作使用物品采购流程
流程图见附件二
工程物料采购
采购资料的准备
采购前需将包括需求订单，技术资料要求等内容的资料，准备齐全。在该工程合同第一
次采购时，采购员应确认财务部已批准预算。采购员应对照主材料计划，辅助材料需求计划,, 若物料有变更时，参照设计变更管理制度，事业部,工程部将修正的部分重新依照采购流程
下发修正的需求订单，并注明修正的物品。
供应商的评价与选择
采购的物品必须与已进行评价，并评价合格的供应商，进行采购，具体参见“供应商的
选择与优化管理流程”。
报价
对于以前没采购过的新物料，由供应商管理专员向列入合格供应商清单中的供应商提出
报价要求，以得到带有成分分析信息的报价，采购员决定最终选用的供应商。
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文件编号 GDIE/MP.—005 广东省信息工程有限公司
GDIE 程 序 文 件 生效日期 2002
版本号 A
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采购实施
由采购员，依据事业部,工程部下发的需求订单（主材料计划，与GDIP—PC009施工辅料请购计划），按不同的供应商排列，打印成采购订单，并附上价格，由采购部经理签字确
认，审批。
采购部经理负责审核订购单上的内容、数量、单价、需求日期，审核无误后，则在订购
单上签名，并盖上公司采购公章。
凡采购需求是在工程合同未签署以前的，事业部均须事前提出申请，送财务部或总经理
审批签名。
采购确认
由采购员将订购单传真或原件交供应商确认签字，并盖上供应商的公章（金额大于1万元以上），此项要求不包括1万元以下的零星采购合同。
收货、验收、入库
参见“物料管理流程”
验收
仓库人员或施工单位人员对货物进行检验，查验数量与验收动作后，货物数量不符，外
观不符等有不合格项时，不予签收。若需让步使用，需施工公司经理或事业部项目组长签字
确认。
其他采购事项（非公司运作所需物品）
仓储物品（含维修备件）
仓储物品由采购部依实际使用情况与工程状况，设定适当的需求进行采购。
仓管人员实行周期盘点，依据周期盘点报告，并填写备件采购请购单。
采购部经理审批后，采购员执行采购。
维修备件由维修部门依需要，每个季度按照周期盘点结果，提出并填写备件采购请
购单，维修部经理批准，采购部经理审核后，采购员执行采购。
公司运作物品的采购
流程图参见附件二。
该项采购包括公司办公所需的物品，公司内部运作的一些需求，没有契约的服务。如：
租金提高，房屋维修，运输方，顾问公司，认证单位等。
采购
a. 请购单
请购人负责准备请购单，他们需要填写：
, 要购买的货物（包括资本性资产）的技术要求
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版本号 A
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, 服务的名称
, 订购货物或服务的目的
b. 审批
, 需得到请购人所在部门的经理批准。
c. 询价、请购单最终审批及采购
由采购员或请购部门寻找供应商（此供应商应是满足请购需求能力的，并符合国家法律
或规定的单位）获得报价（如何购价每次超过RMB50,000并且该物料以前没有采购过，则需三个供应商的报价），如少于三方报价，必须提供充分的局面解释，请购单上应附有比价
的三家供应商资料，或书面解释。
此请购单由采购部经理确认批准，必要时总经理或副总经理审批后才能生效。
由采购员或请购部门负责购买。
收料
将物料送至仓库，然后通知请购人领用，或由采购员及请购部门负责接收。且请购人在
请购单上签字确认。
验证 由请购人或请购部门负责。
付款
采购人员负责准备好付款申请单，并附上发票、请购单第三联，交采购经理审批后，交
财务部。
小金额物料采购
小金额物料采购限于每次采购金额不超过人民币500元，它不需要请购单或订单，请购人购买所需的东西，需要预先经过部门主管或事业部总经理的书面批准，请购人报销需要提
供适当的商业发票，并将所有事项按规定补齐。
付款
所有订购单下达后三个工作日内，采购员应将订购单的相应事项传递至财务部，收货、
验收完毕后三个工作日内，采购员应将收货单的副本传递至财务部并填写付款申请单。财务
部依据各供应商的合作协议按期付款。
附录文件
GDIE/MP-001 供应商的选择与评估
GDIE/MP-002 物料管理流程
GDIE/MC-011 工程需求订单
GDIE/MC-012 采购请购单
GDIE/MC-013 广信公司采购订单
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