文档介绍：机关行政工作与公文写作
机关行政管理工作
机关行政又称机关管理
一、会议管理
二、文书和档案管理
三、机关财务管理
四、机关总务后勤管理
五、机关信息管理
支撑、维系着庞大的现代行政系统稳定、连续运行。
机关行政的任务
1、协助行政领导者制定和执行政策,当好行政领导者的助手。
2、处理各种例性的日常事务,随时接受并完成各种临时性、突发性任务。
3、为行政机关的各项职能活动提供最佳的工作和生活条件。
4、有效地提高机关管理的效能,创造廉价政府、廉洁政府的社会形象。
,互相协作原则
机关行政的原则
一、会议管理
其核心是确保会议质量,提高会议效率。
会议是召集大家商讨问题的集会,它是一种有组织有目的的活动。会议不能不开。
会议召开要简化;
召开会议要做充分准备;
会议进行要严格有序;
会后要及时总结汇报、整理资料。
会议管理一般由三方面组成:
:确定主题,明确要解决的问题或要达目的;准备文件、材料;确定出席者范围、议程并通知与会者;搞好会务工作,如布置会场、安排日程、迎送等。
:检查准备工作落实完成情况,签到,登记,做好会议记录,必要时发会议简报。
:清理会场,归还,结算,返回,文件编目存档,总结等
九段秘书:
一段:发通知发电子邮件通知,再准备会议用品,然后等待开会时间;
二段:抓落实发通知后再打电话给参会人员确认参会时间;
三段:重检查会前30分钟提醒参会人员,特殊情况及时汇报;
四段:勤准备提前测试投影、电脑、音响,并在门口贴上会议时间;
五段:细准备提前了解会议性质和议题,准备相关资料给参会人员;
六段:做记录会议过程中做详细会议记录,在得到允许后做录音备份;
七段:发记录会后整理会议记录给领导,并请示是否发给参会人;
八段:定责任将会议确定相关事项一对一落实责任人,经当事人确认
后形成书面备忘录;
九段:做流程把上述过程做出标准化会议流程,让所有秘书都可以透
过标准化流程把会议做到九段,透过机制打造组织执行
力,不断的复制和超越自己;
二、文书和档案管理
机关文书的处理包括两个方面:一是发文处理;二是收文处理。
发文的处理依次包括撰拟、审核、签发、文印、校对、封发和归卷等程序。(制发)
收文的处理一般包括签收登记、分发、拟办、承办、催办、清退和归卷等内容。(收办)
档案管理工作是文书工作的继续。
档案即各机关、企事业单位或个人在社会活动中形成并作为历史记录保存起来以备查考的文件材料。
档案工作的六环节:收集、整理、鉴定、保管、统计、利用(档案工作的出发点和归宿)
档案管理要集中统一; 档案必须案卷完整。