文档介绍：秘书手册
第四部分文字支持
目录
前言………………………………………………………………… 3
秘书必备的素质…………………………………………… 4
秘书的重要职业技能……………………………………… 5
第一部分日常事务处理………………………………… 5
电话、传真、邮件、文件管理、名片
第二部分日程安排……………………………………… 7
总体日程安排………………………………… 7
出差日程安排………………………………… 8
会议安排……………………………………… 13
媒体采访……………………………………… 18
大型活动……………………………………… 21
突发来访接待………………………………… 24
第三部分沟通与协调…………………………………… 25
内部沟通……………………………………… 25
外部沟通……………………………………… 25
秘书应具备的礼仪…………………………… 26
秘书礼仪素质的培养………………………… 27
第四部分文字支持……………………………………… 27
第五部分会议支持……………………………………… 30
第四部分文字支持
秘书不仅要领会领导的指示,
而且要能贯彻领导的指示。
秘书文字支持应达到的要求:
针对性强——文档处理要直接、明确地去解决某个具体问题,提出意见和办法。在拟制中,要针对一件事写一件事,不能把规定以外的东西写进去。比如写一个准备开展一项活动的通知,就要围绕为什么要开展这一活动和怎样开展等来写;从收文范围来看,需明确收文对象,对需要了解而不需要直接处理事情的人可采用抄送形式;对于保密文件,一定要有明显的保密标识符。
具体真实——具体是指收文人看了文档后知道该怎样去做,真实是指事求是。
条理性强——文字工作具有明确的指导作用,可操作性强,因此对拟制文稿的条理性要求尤为突出。
时限性强——文字工作是解决随时发生的问题或将要出现的问题。要写得及时,否则会延误时机,严重时会造成公司的损失。
有固定的格式——格式为内容服务,要有相对的稳定性。对于文件的格式,可参考《联想电脑公司文件管理规定》中的格式。
秘书文字支持的种类:
传真和邮件(详细处理流程见前)
业务类文档(正式文件、报告、总结、PPT制作等)
一般信件、感谢信、邀请函等
程序:准备——撰拟——审核修改、发布
准备
明确行文要求。秘书应事先了解行文目的、收文对象、主要内容,在与总经理相互沟通中,准确领会领导意图,并据此进行写作。
确定主题。主题一般是说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点和主张。
选择正确的文种。如向上级请示批示或批准宜用“请示”而不用“报告”,因为“报告”不要求批复而只适用于向领导反馈信息、提供参考。
调查研究收集材料。在接受总经理授意后,秘书应进行深入的调查研究,收集标志着材料。
撰拟文稿
Ø合理安排正文的表述次序,可使文档内容紧凑有序,纲目清楚,前后衔接紧密,方便收文人阅读与正确理解。
Ø写好开头与结尾。开头用以唤起收文者注意,引导阅读