文档介绍：企业如何组织新闻发布会
企业将新闻发布会(或新闻发布会)作为公共关系策划中必不可少的专题活动。新闻发布会完成的是一个与新闻媒体及记者沟通的过程。除了用于发布新产品等重要新闻以宣传组织形象外,其也常常被视为企业展开危机公关的重要一环。从企业的一般工作人员到企业的最高层领导人,其精神面貌、言谈举止,有时仅仅只是会场布置的妥当与否,皆可以影响一个企业的形象和声誉。 一场新闻发布会,面对的特定的公众是媒介公众。新闻发布会是一项系统工程。企业要开好一场这样的会议,需要注意做好哪些策划工作呢?
筹备工作
一、明确目的,确定主题。
一场新闻发布会只能突出一个主题。主题必须鲜明集中,比如,欲想对一款新产品的性能作出解答,那么公关人员就要尽可能的从产品性能方面做文章,挖掘其新闻价值,从其社会影响力和传播的预期效果去衡量它的份量轻重。主题若含糊不清,容易引起记者的误解;主题多了,分散注意力,影响传播效果。主题一旦确定,就要通过各种方式加以强调。
二、选择好时间和地点
企业的新闻发布会选定的时间最好不要和节假日或正在发生重大事件的日子冲突,如重要的会议,盛大的庆典,举足轻重的体育赛事等等。不过,依据会议的主题,如与这些重要的日子相关联,可能会带来意外收益,对于这个“特例”应视情况而定。工作日中星期一上午不合适。会议开始的具体时间可安排在早上十点或下午三点。确定具体时间后,提前3-5天向记者发出邀请,给记者充分时间安排工作。
选择地点也一样。首先要考虑能给记者创造方便的采访条件,如视听器材、拍摄的辅助灯光等,同时还要考虑到交通问题。地点依会议主题而定,如单位的会议室,或租用宾馆、酒店,同时要考虑到规格、等级和品位。如果新闻发布会要解决的问题影响范围大到全国,则可到大都市租用会场举行,如2001年10月11日第三届中国国际高新技术成果交易会开幕的新闻发布会就选址在深圳市五洲宾馆国际会议厅召开。如果只侧重于介绍新产品或组织情况,在组织内部举行即可。总之,在地点的选择上,一切要从实际出发。
三、邀请对象准确实际,准备好发言提纲和会议宣传资料。
企业召开新闻发布会的主题大小轻重决定了所邀请的记者范围。倘若只涉及当地的事件,邀请当地新闻记者出席便可;若事件的影响力涉及全国范围,那么必须要邀请到中央级新闻单位的记者参加。此外,邀请的记者“类别”要齐全,报刊、电台、电视台的新闻媒体皆覆盖,文字、摄影、摄像皆俱全。如2002年12月5日11时,太平人寿保险有限公司复业周年新闻发布会会上就请了新华社、中央电视台、中央人民广播电台、人民日报、经济日报、中国保险报、金融时报、中华工商时报、中国证券报、新民晚报、广州日报、北京青年报等40余家新闻媒体的记者参加了本次会议。这些媒体都是与企业相关的、能够给企业带来影响力的媒体。
在组织内部确定主题,统一口径后,公关策划人员要组织专门班子负责起草主要发言。同时准备好会议资料,口头的,文字的,实物的;录像、表演、图片、表格、地图都可作为会议资料。包括领导人的发言材料、组织的背景材料、组织对产品介绍的图文资料、或反映企业文化的录像和表演等。这些都有利于加强记者的感观印象和理解。资料一般以书面形式提供,也可采用另外附电脑光盘、软盘的形式。这样做,便于记者对新闻内容的理解,也丰富记者采写的内容。
四、请柬发放工作细致,合理布置会场。
日期一确定就及时发送请柬,这便于新闻单位进一步询问和了解详情,最好派专人递送。请柬上应说明举办新闻发布会的目的,召开的时间、地点、单位名称、联系电话;召开的主题,主要发言人的姓名和职务等。请柬发出后,在会议召开前一两天电话询问落实记者的出席情况。
一般情况下,会场要安静、和谐,有舒适的座椅。不过,对于企业的新闻发布会,会场布置可根据主题的需要可倾向于活泼多样的风格。比如发布一项新产品,可根据发布的内容进行一些特殊设计,如布置舞台等,以增强发布的效果。话筒、照明设备、录音器材、电话、电传、电源插口插座、电脑网络、打印复印等设备一应俱全。精心安排好宾客的座位,分清主次。安排翻译人员。接待和服务人员、发言人、主持人应佩戴胸牌。主持人胸牌上应标明职务。会议桌上应标明席位。
五、挑选好主持人和发言人,揣摩记者和受众心理,提前预演。
主持人和发言人必须具有相当的口才,思维要敏捷,并有顾全大局,囊括玉宇的胸怀,遇到突发情况有及时应变、从容对之的泰然和风度,并有较高的文化修养和专业水平。这种要求决定了主持人一般由公共关系部门负责人担任,或者由单位副职担任;发言人一般应由单位正职担任。如果是公布某项新产品或新技术,相关方面的负责人和技术人员也应出席。发言人和主持人某种程度上是组织的“形象代表”,所以要格外讲究,认真挑选。一名优秀的发言人,对本组织的情况应是了如指掌,面对记者的提