文档介绍：第五讲行政文秘的时间管理
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课程程序
,提高工作效率
4. 跨越时间管理陷阱
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一. 分析时间
每天留出时间进行回顾,调整优先次序,舍弃无效的工作
分解困难的任务,逐个击破
在上班的路上大致计划一下当天的工作
将工作日以30分钟进行分割
及时更新工作日志—记忆往往是不可靠的。
诊断工作环境,提高工作效率
办公室里弥漫的4大效率毒素:
声音干扰
职能干扰
空间干扰
设备干扰
讨论:
如何排除办公室4大效率毒素?
办公室“排毒4味丸”
第一味:根据工作需求和程序从新安排办
公桌
第二味:保障公共空间和私人空间的独立
第三味:有效利用办公设备
第四味:利用设备和训练减少声音的干扰
小办公室排毒案例
办公室面积:14平方米
办公室人员:
主管1人
秘书1人
下属3人
办公设备:
文件柜、公用电脑、5张办公桌等
小办公室排毒案例(续)
个人办公需求:
主管:多项(个人任务、给秘书安排任务、接待访客)
秘书:两项(个人任务、接受主管安排的)
下属:单项(个人任务)
小办公室排毒案例(续)
主管:办公桌应和秘书最近,并拥有独立的接待空间,以保证不会给下属造成干扰
秘书:和主管办公室最近,和主管频繁沟通不会影响其他同事
下属:不受干扰的个人办公空间
效率专家挑错办公室
(图1)80分
错误1:办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板,情况将大大缓解。为了保证照明,最好给每人配备照明用台灯。
错误2:公共通道有些狭窄,但好在不会影响他人