文档介绍：附件1:
长沙市建设工程档案归档整理规范
一、案卷整理的原则
根据城建档案管理的有关规定,为进一步规范我市城建档案整理工作,提高进馆档案的案卷质量,根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)、《城建档案业务管理规范》(GJJ/158-2011)以及《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)制定本标准。建设工程竣工档案的整理立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用;电子档案和声像档案的归档整理按有关规定执行。
二、案卷整理的要求
建设工程竣工档案整理工作内容包括工程档案的分类、排列、编号、编目、装盒、填写移交目录六个工作程序。
㈠文件材料的组卷要求
⑴案卷的排列:建筑、市政、管线工程档案的排列按照长沙市城建档案馆网站上公布的《建筑工程竣工档案主要内容及排列顺序》、《市政工程竣工档案主要内容及排列顺序》、《管线工程竣工档案主要内容及排列顺序》以及《长沙市建设工程竣工档案编制规范》进行组织排列,排列时应考虑各项工程管理程序或施工工序之间的联系。
⑵案卷的组卷:一个建设工程项目由多个单位工程组成时,应按单位工程组卷;工程综合性文件由建设单位在项目基础上集中整理组卷,分片区开发的建筑项目可按归档备案的批次整理组卷;市政项目可按工程阶段或文件类型分批整理组卷;监理文件由监理单位以监理合同为单位组卷;施工文件和竣工图由施工单位以施工合同为单位(含专业分包合同)为单位整理组卷,其中施工技术文件应按工程专业或单位工程、分部分项工程的划分来进行整理组卷;文件材料和竣工图分别立卷,竣工图按专业排列,同专业的竣工图按图号顺序排列。
⑶案卷的厚度:案卷厚薄要适中,厚度以2公分为标准。竣工文件材料每卷120-220页,图纸每卷8-12张,案卷内不能有重份文件。
⑷案卷的修整:文件材料整理时要去掉金属物、回形针、大头针、订书针和塑料夹(膜),对于破损文件材料或小于标准尺寸规格的文件需进行托裱,可将几张文件同时托裱在标准尺寸规格的白纸上,文件右边与白纸右边靠齐,托裱时使用化学浆糊。
㈡文件材料的尺寸规格
文件材料的尺寸规格为A4幅面(297㎜×210㎜),同一卷内同一规格。已胶装成册的招投标文件、工程地质勘察报告可不再拆分折叠,编目编号后直接对折装盒。
图纸宜采用国家标准图幅,不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》(-89)统一折叠成
竖向手风琴式A4幅面(297㎜×210㎜),图标栏露在外面;已胶装成册的A3幅面竣工图可不再拆分折叠,编目编号后直接对折装盒。
㈢文件材料的编目
⑴编页号:每卷单独编号,编写页号以独立卷为单位,单面文件材料编在正面的右下角,双面文件材料正面编在右下角,背面编在左下角,折叠后的图纸一律在右下角,编写页号从“1”开始,编写页号用黑墨印油自动号码机,各卷之间不连续编页号;案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
⑵打印卷内目录:卷内目录排列在卷内文件的首页之前;工程档案卷内目录除文件题名外,还包括序号、文件编号、责任者、日期、页次、备注等内容。序号是以一份文件为单位,用阿拉伯数字从“1”依次标识,责任者填写文件的直接形成单位或第一责任者,竣工图责任者为竣工图的编制单位,其中文件材料名称要填写文件标题全称(包含