文档介绍：会议接待流程前期准备工作销售经理根据客户需求确定会议日期、会议场地、用餐场地及用房数量。留客户联系方式进行后期跟进。以传真(旅行社)或电话(一般会议)形式完成初步报价,双方初步达成合作意向。通过预订单及工作联系单以纸面形式做好相应场地的预留,在本部门做好相应场地的登记,避免重复预定。检查所涉及场地是否可用,确保场地能够达到客户预期需求,对于特殊或目前达不到的客户需求报领导处,批准后将结果回复客户。双方预约考察酒店时间,前期对所涉及场地再次进行检查,确保场地完好可用。中期对接工作根据预约时间带领客户参观酒店及所涉及的场地。对接会议细节,做好详细记录。其中对于客户再次提出的特殊或目前达不到的需求报领导批准;亦或请所涉及酒店部门领导出面协调商议,做好最终确定。洽谈会议付款方式、入住登记方式(出示证件或当地派出所/接待办盖章免证件)、前台布置、引领安排,房务要求(房间配备、撤消费品等其它要求)餐饮要求(桌餐、自助餐、用餐标准、场地及数量、场地布置等其它要求)会议要求(会议室摆放、话筒音响及投影仪安排、横幅、绿植等其它要求)安保要求(预留停车位,照相位、特殊安全保障及其它要求)工程要求(安排工程人员会期跟踪及配合等其它要求)可根据需要与该单位签订会议合同书,对双方合作内容及费用等事宜进行纸质确认,合同书中体现双方应尽的责任及义务,对于合同内容不履行双方应做的赔偿进行详细描述,双方负责人签字盖章后各执一份。根据对接详情制作详细会议任务单,会议所有要求及细节均在会议任务单中体现,涉及所有相关部门,要求各部门按会议任务单准备接待。会议任务单须显示会议期间有效签字人全名及联系方式,必要时将该有效签字人介绍于各个营业点认识。会议任务单呈销售部经理签字,报销售总监审批,签字后复印发于各个部门,各部门签字收取做准备。会期跟踪工作销售部根据会议规模安排1-2位