文档介绍：数字档案室建设
浙江省档案局(梁绍红)
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数字档案室的概念
数字档案室是指机关在履行职能工作中综合运用计算机、信息网络等技术,积累、归档、管理和利用各类档案信息,以实现档案管理数字化、信息化和网络化的工作体系。
数字档案室<>单纯的数字档案管理软件
数字档案室<>数字化扫描工作
*包括与单位数字档案与电子文件管理要求相适应的管理机制、制度、软硬件配套设施及整合有序的资源。
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数字档案室建设的标准规范
《浙江省机关数字档案室建设规范(试行)》(浙档发〔2009〕55号)
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数字档案室的建设要求
机关数字档案室建设应以档案目录数据库和全文数据库为基础,以硬盘、磁带、光盘等数字化设备为载体,以传统载体档案的数字化和电子文件归档管理的一体化为重点,以机关各类档案信息资源(包括业务电子数据)的规范管理和有效利用为目标。
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数字档案室的建设内容
软硬件平台建设
数字档案资源建设
制度建设
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软硬件平台建设
包括硬件设施建设、软件系统建设和网络系统建设。
各机关应本着满足现阶段需要并适当超前的原则,充分估算所需档案存储数据容量、数据操作强度和网络访问量,在选用硬件设备、软件系统和建立网络架构时,适当为今后设备扩充、系统升级和网络扩建留有一定余地。
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常用硬件设施
服务器。用于满足数字化档案管理的海量存储、海量查询和按需扩展的弹性部署需求,为各用户端的访问提供各种共享服务的计算机。
终端。用于访问服务器或档案数字化处理的计算机。
扫描仪。用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况,合理配置不同规格的扫描仪。
光盘、磁带等存储备份设备。
UPS(不间断)电源。
打印机。用于各类档案目录和图文的打印输出。
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软件系统建设
(一)操作系统。选择运行稳定、安全可靠、与硬件选型相匹配的主流操作系统。
(二)扫描软件。使用扫描仪自带或其他扫描软件,并根据需要采用Photoshop等图像处理软件进行后期处理。
(三)档案管理应用平台。根据数字档案室设计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案查询利用系统等,同时具备对档案目录数据和全文数据的采集、加工、管理和利用等基本功能。
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网络系统建设
档案数据网络。
档案数据网络应相对独立,与外部网络实现物理或逻辑隔离。
档案数据网与办公网、业务网的数据交换应分层授权,专人负责,保证数据的安全。
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数字档案资源建设
机关档案室应建立面向全部室藏档案的符合标准的档案目录数据库、常用和珍贵档案全文数据库和归档电子文件数据库,集中存储并管理数字档案数据信息。
传统档案的数字化转换
电子文件归档
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