文档介绍：测绘成果档案的整理与归档
熊美琴1 徐春霞2
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摘要:本文就测绘成果档案整理与归档方法进行计论,阐述了在测绘成果档案整理与归档过程中必须掌握的基础知识和需要重视的问题,给测绘档案管理人员提出一些实用的、参考性的建议。
关键词: 测绘成果档案整理归档
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测绘成果档案整理工作的任务是建立测绘成果档案实体秩序,按照一定的原则和方法对测绘成果系统地、有条理地进行清理,使所保存的测绘成果档案有序化,条理化。测绘档案整理是测绘成果管理工作的基础环节,是归档前必不可少的准备工作。
整理工作的作用在于,使零乱的资料条理化、系统化,成为一个线条清楚、内容分明,能清晰地反映本单位工作业绩的一个个案卷。不整理,测绘成果就会杂乱无章;不系统,鉴定工作就不能顺利进行;机密程度不同的测绘成果混在一起,不便于分开妥善保管。只有通过整理,统计工作才能准确无误,还能发现所收集到的测绘成果是否齐全。整理测绘档案是一项细致且技术性较强的工作,要求做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清晰、装卷整齐”,整理后的案卷都力求达到“完整、真实、精练、实用”。在档案管理中,档案管理员的个人熟练程度与否并不代表该单位的档案管理水平,只有当一个非管理员进入库房后是否能随时找到所需的档案资料时,才能真实地反映出该单位档案管理水平的高低。测绘信息网/
测绘资料与测绘档案的整理原则和方法是各有特点。为了参考、利用为目的,通过编写、复制、交流、购买的方法取得的测绘资料多数来源于外单位,因为彼此分散而不是一个整体,分类后进行登记,按分类排架就行。而测绘档案则是本单位形成的,以本单位作为立档单位构成一个全宗,必须遵循科技档案的自然形式规律和保持技术文件之间的有机联系,符合科技档案的完整、准确、系统的要求,严格地按规定进行全宗内档案的分类、排序、编号、登记目录、技术加工、书写卷名和组合成卷。测绘信息网/
《中国档案分类法测绘业档案分类表》中将测绘档案分为一级基本类目(共有15个)和二级属项类目(共69个),给测绘系统的建档提供了归档范围、档案分类、档号编制等标准的参考依据。一般来说,在科技档案的分类和立卷中,各行业都有自己的标准,测绘成果在某些行业应用中也许只能作为附件来保存(比如水利、电力和地矿等部门),所以,行业单位也可将测绘成果按本行业的标准来进行分类归档保管。
1 测绘档案整理与归档的基础知识。
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测绘成果档案属科技档案,科技档案分类是指根据科技档案的内容性质、形成规律及相互联系,遵循统一的原则和要求,采用科学、适用的方法对科技档案进行分门别类,从而使库藏的全部档案成为一个条理化的具有一定从属关系和平行关系的库藏系统。实体分类一般是以对象和特征来进行的,所分类别应从全宗内档案的实际状况和方便的现实需要出发,分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况,维护历史的本来面貌,具有逻辑性,以便管理和实际操作。立档单位全宗内档案的分类,就是按其来源、内容、时间或其它形式特征划分为若干类别。
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常用的分类方法有:
(1)职能分类(2)时间分类(3)作者分类(4)专题分类项
(5)项目分类(6)型号分类(7)区域分类(