文档介绍：新玛特超市采购系统介绍
2009年2月22日整理于大连
采购总监
自有品牌部
采购部
招商部
生鲜部
食品部
非食品部
合同
管理科
信息
维护部
合同及
样品管理
水产
果禽部
食品
自制部
熟食
成品部
粮油
酒水部
洗化
用品部
文化
休闲部
家居
用品部
针棉
制品部
一、采购中心组织机构
二、采购部岗位职责
1、与营运部门共同确定新开店平面布局及已开店铺日常布局的调整;
2、所有商品的选择、谈判及合同的签署
采购经理的最高职责是尽最大可能选择和保持丰富的商品品种,为顾客提供商品的最大价值
3、商品的陈列:
指导并配合各店,争取达到最佳商品陈列——听取营运部的意见,设计最新商品陈列;与营销部配合,进行季节性商品主题特别促销商品展示;参观竞争对手商场以获得商品展示的构思;
4、促销商品的选择、谈判(通常15天一个促销档期);
5、定期进行市场分析和超市集团商品销售分析(每月销售绩效分析和档期销售分析);
6、解决售后问题:协助理赔、处理库存等;
7、承担销售指标、毛利指标、通道费用指标;
通道费用主要包括新店赞助费、新品陈列费、店庆促销费、月销售返利、年销售奖励利、促销陈列费(陈列在主通道堆头和货架端头等特殊陈列位置的促销商品,供应商需向大商超市集团支付促销陈列费)、DM费(刊登在大商超市集团DM上促销的商品供应商需支付DM宣传费用)、广告费(店内外灯箱、墙体、柱面、空中悬挂等广告费——超市内外的墙体、柱面、空间等都是我们的重要资源,也是供应商宣传其商品的重要场所,因此,我们可利用这些资源来创利。我们采购人员要积极地向供应商推荐,在双方互惠互利的基础上达成租赁协议。)
以上通道费用(除新店赞助费、新品陈列费要先交费后进店外)通常在费用产生的15天内采购经理将扣款通知单上交采购部长、主管副总,经主管副总签字确认后转交财务部处理。
8、调整超市集团所属各店的商品结构,引进新商品,删除滞销商品;
9、新商品首单、促销商品首单(日常补货由营运负责);
三、采购部工作流程
§流程目录
■合同
■新商品增加流程
■商品促销流程
■订单
■变价、基本信息变更
■商品及供应商汰换制度与流程
■采购部巡店与市场调研制度
(一)、合同
(Ⅰ)、合同类型
1、经销合同 2、联营合同 3、租赁合同
(Ⅱ)、合同主要条款(经销条款)
1、账期
①一般:月结30天;
②大的生产厂家:经销7天(如:保洁、联合利华);
③生鲜:月结15天
2、收费标准
①、供应商管理费:1万元(所有店)
(生鲜按户计算,3000-500元/店,包含新品费)
②、新品费:500—800元/SKU/店
③、月返利:销售额≥500,返利4%
④、年返利:销售额≥——万元,返利1% ;(%)
销售额≥——万元,% ;
销售额≥——万元,返利2%

⑤、店庆费:-1%,不足2000元按2000元收取
⑥、促销费用:500—1000元/㎡(生鲜除外);
⑦、广告费:包柱:500元/㎡/月
3、商品:
①、单品、数量、成本、售价;
②、新品首批折扣:
采购与供应商谈判,达成合作意向后填写
《新供应商进店申请表》
与供应商签署正式合同文本(附:合同标的
书、供应商基本资料)
填写好《合同备忘录》,连同对应的合同
文本转合同管理科
合同管理科审核无误后上报商品本部
商品本部审批后系统维护生成合同编号,
并加盖合同专用章
商品本部将生成合同编号的合同转合同管
理科进行合同系统维护
(Ⅲ)、合同签署与审批流程
流程说明:
1、填写好“新供应商进店申请表”,采购经理签字、主管部长、采购总监签字;
2、与供应商签署正式合同文本(一式四份)采购经理签字;
3、在签署正式合同文本时附合同标的书、供应商基本资料(一式两份),合同标的由采购经理及部长签字;
4、填写合同备忘录(一式两份),经采购经理、部长、副总签字后,连同整套合同正式文本(一式四份)及附页(一式两份);
采购经理填写《新商品进店申请表》
根据费用标准,采购经理填写《供应商
赞助同意书》
供应商持《供应商赞助同意书》去财务
交费,财务开具对应收费发票
采购经理填写《新商品增加表》,附商
品检验报告、商品认证报告、商标注册证
采购经理制作《商品陈列图》
(二)、新商品增加流程
流程说明:
1、《新商品进店申请表》规范填写后,需经采购经理、部长、采购副总签字审批;
2、《供应商赞助同意书》需注明相对应的费用标准及费用金额汇总;
3、供应商持《供应商赞助同意书》以现金方式交费(如以帐扣方式交费需在《新商品进店申请表》上备注说明经采购副总签字