文档介绍：关于文书立卷改革的思考
【  正  文】
国家档案局《归档文件整理规则》的发布,是档案工作渡改革的重大突破,它顺应了档案工作的发葭展方向,使计算机技术优势充分地应用于垌档案管理工作,大幅度提高了工作效率,╈推动了档案工作由保管型向利用型的转变狲,文书立卷改革在全国得到迅速的推广。仞但在具体操作中。我们发现,有不少人存躺在着认识上的误区,对一些问题作了不慎绳重的简单处理。如何更好地扬长避短,处理好具体工作中存在的问题,并且吸收传统做法中的一些优点,使文书立卷改革不闲断完善。是本文探讨的重点。
一、文书ぼ立卷改革中存在的问题
文件级管理模式锲与传统立卷模式相比,主要有以下几方面么的变化:1、取消案卷,实行文件级管理帝;2、分类方法固定为年度,保管期限、机构三种,允许进行不同组合;3、装订ǐ以“件”为单位;4、增设归档章;5、褪文件不编页号;6、简化档案盒填写。其谳中最根本的改变只有一点,就是管理单位ㄜ的不同,传统上以“卷”为单位,改革后合以“件”为单泣。这就涉及到具体的两个氕工作环节:“件”的界定和装订。“件”渗的界定是关键,它是文书立卷改革的核心测;装订对档案保管和利用有着很大的影响и。但目前,实际工作中这两方面部存在着
鳖一定的问题。
“件”的处理问题
在试行《归档文件整理规则》的工作中。我们发现不同的人对“件”的理解各不相不同,实际操作中对“件”的确定也存在着较大的差异,特别是对成套性文件的处理憔。有的单位过分地强调计算机因素,过分潞强调文书档案“一事一文”的特性,对具油有成套性的文书档案全部进行平面化处理镱,实行一文一栏;有的单位则是将成套性往的文件拆开,逆行一定组合,再分别作为⑶“件”处理。笔者认为,这些做法违背了笆“保持文件之间有机联系”这一基本原则嘲,前一种做法更是本末倒置:应当明确的晏是,档案管理终究是主体,而计算机只是ゾ辅助档案管理的工具,在档案管理中最大盗限度地发挥计算机管理的优势是我们追求涧的目标,但不能仅仅为了追求计算机管理鳎而淡化甚至放弃本位的东西。
和保管方式问题
文书立卷改革以后,按猫照《规则》的要求,文书档案的装订现在转一般都采用了单份文件装订方式。关于案潺卷级装订和文件级装订各自的利弊,已有〓不少文章进行了讨论,这里不再赘述。但砀毫无疑问,单份文件装订保管存在着文件孢易损、翻查不便、易乱、调卷归位易错易指造成死档等缺点,给实体管理和利用带来
豕很大的不便。如何解决这些问题,档案界也提出了不少方法,如采用专门的借阅夹坶解决档案借阅时的易损易丢问题,用硬三脏角套套装量少的文件解决保存时的易折易馘损问题,要求档案人员增强责任心以防档。▲
二、解决问题的设想
,客观地界定“件”
对“件ヤ”的把握是文书立卷改革中的一个重点和鹜难点:定义和划分“件”的关键,就是在娑遵循档案整理中关于“保持文件之间的有戡机联系”和“有利于保管和利用”原则的嫜基础上,建立合乎档案历史形成特征和人瞌们检索思维的最小管理单位。
档案整理锃必须遵循其自身的形成特点,在整理过程办中保持文件材料之间的有机联系,这也是砉档案有别于图书、情报及其它信息的最本‖质属性。档案管理改革是对档案工作外在夥的、具体的方式方