文档介绍：物资管理系统升级设想
总体要求
1、人性化:根据我矿的要求,为我矿进行采购计划、库存管理、出入库审批、计划价格调整、金额调整、在线查询、消息提示等服务
2、实现降低库存:加强库存物资管理,提高物资出入库效率,增加库存物资的周转率,最大限度的降低成品库存,提高资金利用率。从而增加效益
3、强大的信息提示功能:只要用户登陆,所有需要办理的业务自动提示。通过警务通,发送信息到所有有关联的用户。如到货,审批等。
4、物料目录支持图片说明:一个物料可以对应多张不同角度的图片。用图片来说明物料,防止出现领料中出现型号错误的现象。
应用价值
1、数据分享:我矿各部门可以分享数据,可以在整个管理系统上进行实时协作
2、降低库存:加强库存物资管理,提高物资出入库效率,增加库存物资的周转率
3、计划跟踪:各生产单位通过内网随时可以查询计划的执行情况,可对订单作适当调整和完成订单的结算
4、消息提示:不同的业务,可以给相关的人员发送消息,提醒及时办理。
具体管理系统
采购管理
1、系统概述
采购管理能够帮助采购部门控制并完成采购物料从需求计划——>采购计划——>比质比价——>订单下达——>到货接收——〉检验入库——>发票核销的全部采购过程。可以有效地监控采购计划的执行、采购价格的比较以及供应商交货情况,从而帮助采购部门选择最佳的供应商和订货策略,提高采购工作质量和工作效率,降低采购成本。
从生产、库存等其他部门下达的需求计划开始,相关联的业务单据都支持合并生成或参考功能,许多信息可以自动形成,方便用户灵活使用,加强了业务的关联,最大限度的实现了系统内部数据共享。采购物品收货后可以直接转到库存管理子系统进行处理,并同时登记采购计划、采购订单、采购到货单。
2、功能特点
(1)供应商档案
供应商信息是采购业务中的重要基础信息,其中包括:供应商类型、地区、代码、名称、结算单位、开户行、银行账号、税号、法人、地址、邮编、电话、联系人、E-mail、信用等级、使用货币、结算方式、资信限额、付款期限、付款条件、合格标志、是否免检、采购员等等。通过供应商档案中的资信限额,可以在采购订单中提示你的采购额度是否超出限制;通过付款期限设置,可以在付款计划中建议适当的付款日期。
对于已经没有往来业务的供应商,可以设置成禁用状态,系统提供查询历史往来业务的功能。
(2)货源清单
在货源清单中,定义每个物料的供应商、报价以及一些在业务中用到的重要数据。主要字段有:物料编号、供应商编号、优先级别、报价单号、价格类别、各数量段价格,采购比例,允差,唯一供应商还是多选供应商,是否免检,起止日期、供应商供方物料代码、审核等等。通过货源清单中的信息,收集了各个供应商的报价,这样就可以在采购计划和价格审批环节找到最合适的供应商,并且可以按照采购比例将采购任务分摊。在收货环节,通过采购允差设置确定供应商供货的数量是否符合要求。
(3)审批流程
审批是我矿加强各项物资管理的重要手段。不但需要审批,而且可能需要多级、多人的联合审批。为了满足审批工作形式多样化的需求,系统提供审批流程定义功能,操作人员可以自己定义审批流程,以满足本我矿审批工作的需要。每个单据的明细内容可以分配权限,在审批的过程中可以修改某些内容,系统能够将所有修改的痕迹保留下来以加强对我矿业务发生过程的管理与控制。审批流程有全部审批功能,避免现在的每一张出库单据都要的情况出现。可成批审批
,减少时间。
(4)采购计划
采购计划是请购单合并下达的结果,通过采购计划,可以对我矿将要进行的采购有个全局的了解。采购计划还用于在采购收货时对无计划采购的约束,如果将物料的属性定义为计划控制,则在收货时如果该物料没有采购计划是不允许的。在采购系统中,采购计划既可以来源于一项或多项需求计划,也可以通过系统设置决定是否可以手工录入。对于我矿的紧急采购计划,系统提供直接手工录入采购计划的功能,一般这样的计划要设置审批流程来加强管理。
(5)比质比价
比质比价这个环节对我矿在采购某些金额或数量比重比较大的物料时尤为重要,可以通过物料卡片中的物料控制属性进入这个环节。审批者可以根据业务员提供的单价,以及物料不同来源的价格比较(指:标准价,最高限价,最低限价,其他供应商报价以及其他渠道收集的价格信息),历史价格情况,供应商信息,供应商资信信息,对采购活动进行批准。
为了提高应用的效率,系统将比质比价这个属性付给物料,也就是说哪些物料需要比价采购是根据实际情况指定给物料的,而不是作用于所有的物料,这样就极大地提高了采购的效率,也有效的控制了重要物资的采购。
(6)采购订单
采购订单是我矿与供应商的业务依据。即使双方不签订合同,输入并保存采购订单也很有意义,可以通过采购订单