文档介绍：纪录项目全过程的项目档案
平顺县扶贫开发办公室
赵庆令
二○一一年五月
前言
彩票公益金项目档案是彩票公益金项目的重要组成部分,彩票公益金项目建设离不开项目档案的建立,它既是项目实施过程真实的反应,又是项目扩展的重要基础和依据。完整的项目档案涵盖项目的规划立项、可行性研究、计划施工图纸、招投标、施工管理、竣工验收等工程项目建设全部过程,反应了项目实施过程中每一个环节的实际情况和真实面貌。
一、彩票公益金项目档案的概念 二、项目档案质量要求 三、纪录项目全过程的项目档案
一、彩票公益金项目档案的概念
彩票公益金项目档案是指彩票公益金项目在竞争选村、信息扩散、规划、立项、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的以纸质、胶片、磁盘、光盘等载体形式存在的全部文字、图象、声像文件,包括前期文件、竣工文件(图)和竣工验收文件等。
二、项目档案质量要求
完整性准确性
系统性安全性
1、项目档案的完整性,要求项目档案要齐全成套,并且种类也应完备。
一方面,就单项工程项目建设活动形成的工程档案而言,应包括该活动全过程中形成的所有具有保存价值的相关文件,符合成套性的要求;另一方面,就整个项目而言,项目应按系统科学排列档案,使项目档案从个体到整体的构成更加合理,维护项目档案的不可分散性。
2、项目档案的准确性,要求项目档案必须是真实的历史记录,并且在内容上始终与所反映的实际项目相一致。
要求项目档案是其项目施工活动同期形成的真实的历史记录,保证如实地记录和反映项目建设的历史面貌;其次要求项目档案能够动态地反映工程文件归档后其对象发展变化的基本情况,使档案为历史研究和现实使用提供可靠的依据和凭证。
3、项目档案的系统性,要求保持项目档案之间的有机联系,不得任意肢解与组合,并且实现项目档案排列的有序化。
4、项目档案的安全性,要求保证项目档案实体的安全,尽可能延长其自然寿命;同时还要求保护项目档案信息的安全。
三、纪录项目全过程的项目档案
纪录项目全过程的项目档案,必须严格按照档案管理“三纳入”制度,专人负责,做到档案工作与项目建设三同步。也就是将档案工作纳入本项目村工作方案;纳入各项管理工作程序;纳入彩票公益金项目领导组工作责任制,实行县、村专人负责档案管理,做到档案工作与项目立项同步;与施工进度同步;与竣工验收同步。这样才能确保纪录项目全过程的项目档案齐全。
(一)、纪录彩票公益金项目竞争选村阶段的归档资料
1、县成立竞争选村领导机构文件、竞争选村的方案,扶贫领导组的会议签到、会议记录。
2、竞争选村前信息扩散阶段,要有信息扩散的文字影像资料(传单、张贴宣传栏的照片、录像)。
3、竞争选村信息扩散的验收打分表、验收合格的通知书。
4、 20个竞选村的竞选稿及录像
5、竞选出的15个村的公示照片