文档介绍：隆基泰和档案室策划案
一、调查
对公司的整体状况进行调查了解,了解公司的基本业务,熟悉档案资料的形成状况,形成初步印象。
二、档案室建筑及其基本设施要求
1、合适的场地
档案室室内环境要符合要求,做好防火防潮防虫等工作,坚固安全,方便借阅利用。其最小面积应能容纳目前的各种资料存放,还必须考虑一定的发展空间; 地板承重应大于5kN/m2,采用密集架时应不小于12kN/m2; 一般馆室门高2m,宽1m,具体以公司实际情况为准;除设档案库房外还要设有阅览室。
2、装具
有档案柜及其他必要的装具,最好使用金属装具,以更好的防火防虫。
3、保管设备
主要是计算机、打印机、专业扫描仪、桌椅、空调、温湿度计、空调设备、消防设备、照明设备、监控报警设备以及日常工作中所需的工具。
4、柜架排列
柜架号从入口按顺时针方向,自左向右顺序排列。柜架之间的通道宽度要合理,~。柜架两端要与墙壁保持一定距离,排列方向应与窗户垂直,以防阳光的直接照射。柜架外用标签注明所存档案类别、范围、档号。
三、对档案文件资料的管理
收集
在档案室建立之初,要把公司的文件按部门逐一收集,将具有档案保存价值的文件留下来进一步整理。待档案室步入正轨之后按照以下要求收集:
A文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷;
B企业科技档案类:立竣工工程卷,未竣工工程资料整理成册。
注:各部门的资料管理人员要在档案室工作人员的指导下对文件资料进行初步的整理,并在规定的时间内将档案文件移交到档案室。
2、整理
(1) 整理立卷
立卷:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。
A每个年度,部门内的档案按内容上的来龙去脉关系或者时间上的联系性进行排序,确定档号;
B每卷档案编写页号,编制卷内文件目录一式两份,一份置于卷首,一份用于编制案卷目录,填写卷内备考表;
C 编制案卷目录,将卷内文件目录按顺序排列,装订在一起;
D 区分不同价值确定其保管期限:永久、定期;
注:档案保管期限的制定是一个较复杂的问题,应与相关领导沟通后再行决定。
E 将案卷目录录入计算机检索系统中,以便日后查找利用;
F 将装订好的档案装入档案盒中按顺序分门别类的排列在档案架上,并制作好大类标牌,以便档案对号入座,方便日后工作。
(2)分类编号
根据档案分类法规定的分类方法和公司档案的实际情况制定适合公司档案的分类法。据我目前了解到的公司情况,初步认为年度——组织机构分类法较适合本公司,即先按年度分开,然后在每个年度下按组织机构分类。
档案大体可以分为以下几类:行政类、宣传类、人力资源类、财务类、营销类、工程类、预决算类等。其中的声像档案要刻录成盘与纸质档案分开保存。
每一类及其编号如下规定,作为参考:
行政类 XZ
工商税务等证照 01
资质管理 02
政府来文 03
总部来文 04
公司发文 05
公司会议纪要 06
制度一(执行版) 07-1
制度二(原版) 07-2
工程合同一 08-1
工程合同二 08-2
其他合同 08-3
招标文件 09
投标文件 10
项目证件及相关资料一 11-1
项目证件及相关资料二 11-2
其他 12
宣传类 XC
宣传片 01
媒体报道 02
文艺活动 03
仪式资料 04
来访视察资料 05
荣誉资料 06
其他 07
人力资源管理类 HR
本部门、员工工作计划及绩效考核资料 01
在职员工档案 02
离职员工档案 03
公司部门、员工工作计划及绩效考核一 04-1
公司部门、员工工作计划及绩效考核二 04-2
劳动合同 05
社保、医保及其他保险 06
考勤记录 07
其他 08
财务部 CW
财务管理制度 01
财务管理计划 02
年度报表 03
月度报表 04
会计账簿 05
会计凭证 06
税务材料 07
审计报告 08
资产评估 09
本部门、员工工作计划及绩效考核资料 10
其他 11
营销部 YX
本部门、员工工作计划及绩效考核资料 01
业务合同 02
市场调研资料 03
月度市场分析报告 04
营销管理制度 05
与代理单位往来 06
销售日报 07
面积与测绘 08
预售证 09
预(销售)售合同 10
客户档案一 11-1
客户档案二 11-2
客户档案三 11-3
其他 12
工程部 GC
政府来文 01
工程管理制度与技术标准 02
本部门、员工工作计划与考核资料 03
对外发文 04
与设计院往来 05
与监理单位往来 06
与主体施工企业往来 07
与其他施工企业往来 08
工程周例会