文档介绍：集团公司文书档案管理规定
1 总则
为贯彻《中华人民共和国档案法》,进一步加强公司文书档案工作,使之逐步规范化、标准化和现代化,更好地为公司两个文明建设服务,特制订本制度。
文书档案是维护公司各个历史阶段的真实面貌,供当前和今后工作查考利用的必不可少的依据。它包括党、政、工、团和各部门的档案,即指党委、组织、纪检、宣传、工会、团委、公司行政、计划、生产、财务、人事、劳资、企业管理等部门在工作活动中形成的档案。
2 文书档案管理的工作职责
对文书处理部门和各职能部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。
接收、保管公司全部文件档案,积极提供利用,为公司各项工作服务。
按规定向上级档案馆移交具有长远保存价值的档案。
积极做好领导交办的其他业务工作。
3 文书处理
文书是贯彻党的路线、方针、政策和政府法令,传达上级指示,请示和答复问题报告,反映工作情况,交流工作经验,推动和指导工作的一项重要工具。文书处理的具体要求是:准确、迅速、精简、保密。各级领导要重视做好文书处理工作。
文件收发与阅办
除公司领导亲启文件外,凡来公司文件均由总经理办公室文书统一签收、启封、编号登记,并按文件性质分办。凡公司领导亲启文件或公司、中层领导在外开会、工作时带回的文件,一律交文书登记,并组织阅办。
来文分办一般采取分层负责的原则,按照日常工作的程序办理,凡问题重大的来文(如上级指示、规定、通报、兄弟单位重大工作联系和下级请示报告),均报请公司领导阅示,文书按领导指示组织传阅办理;紧急的来不及送公司领导阅示的公文和一般来函,按各职能部门的职责范围,可直接分交有关部门办理。
各级领导在阅示文件时,应示明办理要求和期限。凡需两个以上部门协同办理的文件,应示明主办和协办。
文书应及时阅示传阅,不得积压。各部门专兼职文书、档案员收到文件后,应立即登记,及时转交本部门领导阅办。办文部门应按照公司领导批示或总经理办公室交办的期限,认真做好有关工作,并把文件及时退回文书。在退回的文件上,办文部门领导必须签署工作完成结果和日期。办文部门若发现文件不属本部门业务范围或其它疑难问题,应在接到文件的当天立即退回文件或反馈信息,并说明理由,以免积压造成误事、误时。
严格注意文件的完整。文件和附件、报告和批复,均不得抽存和分开,文书若发现不符,要及时催收补全。
文件阅读与保管
严格执行文件的阅读范围,不得随意扩散。因工作需要,经公司或部门领导批准,主办部门的有关人员也可阅读有关文件。需要向干部、党员、群众传达的文件,按中央、国务院和省、市的规定执行。
应在阅览室、办公室阅读文件,密级文件应按公司保密制度规定阅读。因工作需要必须带出时,需经公司领导或总经理办公室负责人批准,借阅按规定办理手续,用后及时归还。
各专、兼职文书档案员要妥善保管文件,做到自己取退、收发、登记,存放有专柜,借用办手续,丢失有追查。
绝密文件不准摘抄和翻印。机密以下文件摘抄,必须抄在专用保密本上。专用保密本用完之后,交档案室保管。
文件催办与清缴
催办工作的内容包括:上