文档介绍：一、组织架构
内部设置:
督查办公室:
人力配备: 督查办公室(7—9人) 其中:
督办主任(1人经理级)
文员(1人)
督办专员(5—7人主管级)
注:督办专员数量根据各子公司业务发展需要弹性确定。
督查办主任
督察办文员
建设工程技术事务督办专员
人事行政事务督办专员
市场营销事务督办专员
财务事务督办专员
二、督查办工作目的
为了促进昊业集团公司各项工作合理有效进行,协助董事局主席对旗下各子公司例行工作的管理与跟进,提高办公效率,降低运营成本,从而进一步完善内控管理体系,提升管理水平。
二、督查办职能描述
(一)对内部控制的健全性、合理性和有效性进行监督检查与评
估,形成书面报告并作出相应处理;
(二)对各子公司的整体运营管理情况进行持续性监督检查;
(三)针对重大部署、重点项目和重要环节进行专项监督检查;
(四)对各子公司内部相关管理制度和管理办法的实施情况进行监督检查;
(五)其他需督查督办事项。
三、岗位职责
(一)督查办主任岗位职责
,报主管领导审批;
、职能部门相关领导进行沟通,准确了解事项进展情况;
,及时形成督办报告,上报相关领导审批;
,并结合督办项目适时组织培训;
。
(二)督办专员岗位职责
,报督查办主任审批;
;
,出色完成督办工作;
、档案整理等工作。
三、督查办文员岗位职责
,并进行分类管理督办;
、总结,分类汇总并呈报督查办主任;
、会议管理、文件管理体系,全面提高督查办公室管理水平;
,并定期反馈督查办主任,提供及时有效的决策依据;
。
四、督办工作制度、督办问责制度、督办工作流程、督办工作行为准则
(一)督办工作制度
第一章总则
为配合和支持各项目、各子公司运营工作,进一步提高工作效率和工作质量,不断完善内部控制管理体系,特制订督办工作制度。
第二章原则
:督办工作的目的是为决策服务,为决策提供决策依据,树立宏观统筹、高度协同的服务理念;
:督办工作人员要全面、准确地了解情况,讲真话、报实情;
:督查办主任和督办专员在督办过程中具有监督检查权,不具有擅自决策和替代督办对象的职能工作;
:督办工作讲求时间和效率,确保督办事项在规定时间内高效完成;
:督查办主任和督办人员要严格遵守公司保密制度,避免信息外露。
第三章督办对象
各子公司主要负责人、各职能部门主要领导。
第四章督办方式
①电话、网络和传真等日常沟通方式
②晤谈
③现场督办
④建立“定期巡查”机制
⑤员工举报机制
⑥其他合理有效方式
第五章督办范围
督办范围分为五个层面:
针对子公司的办公环境设施、客户服务、人员管理、物业安全、后勤保障和应急机制的监督监查。
针对市场调研、文化建设、品牌定位与传播、营销战略、公关策划、招商开业、促销活动等进行监督监查。
针对日常行政事务、会议管理、公共关系、文书档案、后勤管理和安全保卫等进行监督监查。
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针对各子公司人员招聘、岗位异动、人员流失、员工晤谈、员工关怀、员工培训、绩效考核等工作进行督办管理。
4、建设工程技术层面
针对各子公司涉及建设工程技术规范、工程质量、工程进度、施工安全、材料成本等工作进行监督检查。
5、财务层面
针对各子公司经济活动、财务制度、财务报表等工作进行监督检查。
第六章督办内容
督办内容分为三级
一级督办内容包括集团公司的重大战略部署,重要会议决策,董事局主席重要指示;
二级督办内容包括例行督办、计划督办和领导交办等;
三级督办内容包括集团高管的临时指示,职能部门的工作完成情
况等。
第七章督办信息管理
,采用红、黄、绿灯加以标识;
红灯代表督办事项并没如期开展,存在重大风险隐患;
黄灯代表督办事项进展不顺,需协调配合;
绿灯代表督办事项进展顺利;
第八章附则
附表单