文档介绍：青海新绿洲置业投资(集团)有限公司
办公室管理制度
 
第一章总则
为保证青海新绿洲置业投资(集团)有限公司(以下简称公司)正常的工作秩序和各项业务的顺利进行,针对公司的特点及要求,特制定办公室管理制度。
第一条办公室是公司为了办理行政性事务而设立的专门机构,是直接为公司领导服务的综合部门,是沟通上下、联系左右的枢纽和桥梁。其主要职责范围包括了公司的行政、后勤、人力资源管理。
第二条本制度所涉及各条款均由公司办公室在公司总经理的领导下负责组织和实施。接受公司其他领导及有关部门的监督检查。
第三条本制度适用范围为公司范围以内。
第二章工作制度
第四条工作时间
(一) 公司上班时间为周一至周五的8:30—18:00,每天中午12:00—14:30为午餐和休息时间。
各项目部工作人员的作息时间原则上执行该规定,但是各工地必须全天有值班人员。
(二) 凡属国家规定的节假日和公休日,均按有关规定执行,但是公司另有要求者按新要求执行。
第五条考勤制度
(一) 各部门要指定专人负责考勤,并将名单交办公室备案。
(二) 考勤员负责逐日如实记录本部门员工的出、缺勤,月底将考勤表(各种假条附后)交部门负责人(项目负责人)审核签字后于每月末报办公室,由办公室汇总后报送公司财务部,由财务部依据考勤汇总表发放工资。员工工资将按实际出勤天数发放。
(三) 考勤统计是公司对员工考核及工资发放的重要依据,任何人不得弄虚作假,办公室有权对各部门考勤情况进行检查、核对。
(四) 员工要严格遵守劳动制度,不得无故迟到、早退、缺勤。
第三章文书管理制度
第六条为了确保文书事务正常且顺利进行,促进与提高组织管理工作效率,特制定本制度。
第七条本制度所谓“文书”是指:业务工作上往来公文、报告、会议决议、会议纪要、信函、传真、电报、电话记录等业务公文。
第八条所有为公司业务所接收的公文原件归公司所有,任何部门、各项目及个人不得私自占有。
第九条办公室工作人员和传阅人员必须严格保守文书机密。
第十条文书按下列要点处置
(一) 凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、答复等,一律以文书的形式进行。所有文书的处置都必须以“准确”与“迅速”为原则,必须明确责任。
(二) 既是在紧急状况下,以口头或电话形式处置的事项,事后也必须以文书形式记录下来。
第十一条文书的收发、领取与寄送,原则上由公司办公室负责。
第十二条文书的收发
(一) 到达文书全部由办公室接收。公司所属其他各部门和个人收到的分行业、分业务部门寄达、送达和取得的文书,也必须及时送至办公室,按规范处置,不得延误,更不允许私存(纯业务帐、表、凭证类不受此限)。办公室接收文书后,对一般文书立即启封,启封后属纯业务帐、表及凭证类的作好记录后分送相关部门,办理交接签字手续。按私人姓名或职务名称收取的,不得启封,直送收件人。分送失误的,收件人应及时退还办公室。
(二) 到达文书的处理原则如下:
1. 文书到达后,办公室及时登记和加贴“公文处理签”并由办公室主任按文件内容填写“处理意见”,按照处理意见,首先送公司主管领导签署意见后送主办部门或项目部,再送公司其他领导和应阅知部门或项目部。指定阅办和阅知的部门、
项目部,应由部门(项目部)领导阅签,或由领导指定下属阅签。阅办结果及时报告主管领导。未指定阅办和阅知的,误收后不应阅签并及时送还。
2. 其他文书的处理原则
①传真文书:视作原文加贴“处理签”正常处理,待原件寄达后附后存档。
②公司所属部门呈报的请示、报告、申请等,加贴“处理签”,由办公室主任提出“处理意见”后送公司领导阅批。已知部门(企业)已送达各领导的不予传阅。
3. 传阅文书要做到“及时”、“高效”,并正确批示。受文领导要注意主管领导的批示。指定“阅办”部门必须填写处理结果或注明“已办”字样后签名。
(三) 文书的制作和印发
文书必须按业务范围由各部门起草。力求做到简明扼要,一事一议,语言措词力求准确规范,发文理由必须充足。必要时要对起因、中间交涉过程等加以交代。特殊情况下要附有关资料与文件。文书成稿,报请主管领导修改定稿后送交办公室。办公室根据会议记录或领导签署的意见,起草和印发正文,并进行登记、编号、加贴《公文签发单》、计算份数后,交由起草单位送公司主管领导签发。领导签发后,办公室负责对正文的打印、盖章和发文。业务部门负责对正文附件的如数打印。打印纸张统一规定为A4和A3。
发文必须遵循以下原则:内部文书必须送达,并由收文者签收;邮寄文书由收发员签字;委托传递则由受托人签字。重要文书必须挂号寄发,不得委托传递。
第十三条文书档案的管理和归档办法。根据惯例:办公室的管理权限为当年和上年度的文档资