文档介绍：序号2:
文件控制程序
编号
LDZY/SOP-
版号
A 修改:第 0 次
生效日期
2008年1月1日
1、目的
对质量管理体系所要求的文件进行控制,确保相关部门(单位)及时得到并使用有效文件,防止失效或作废。
2、适用范围
适用于本校教育教学服务质量管理体系有关文件的控制。
3、流程及要求
阶段
工作流程
工作内容及要求
责任部门
管理文件
记录
策
划
文件分类
1学院的文件通常分为:

;
;
;
。

实
施
文件编写与审批
文件编号

LDZY / QM
质量手册
娄底职业技术学院缩写
。
LDZY / SOP-□□
标准章节号
程序文件
娄底职业技术学院缩写
。
LDZY / IW-□□
文件序号
管理文件
娄底职业技术学院缩写
《质管记录控制程序》执行。
、B、C…依次类推,修改号以0、1、2…依次类推。
。
《公文处理办法》。
党政办公室
公文
处理
办法
发文
登记薄
《质量手册》由文件编制小组组织编写,管理者代表审核,院长批准。
,管理者代表审核,院长批准。
相关部门(单位)
党政办公室
公文
处理
办法
,部门分管副院长审核,院长批准。
,送负责人批示,交相关部门(单位)办理。
文件发放与使用
,由党政办公室填写“文件发放表”,与文件使用部门办理领取签字手续,确保在使用处获得适用文件的有关版本。
,适时宣贯。
,党政办公室应识别其适用性及版本的有效性,控制分发,并在“收文登记薄”上做好记录。
,应到发文部门办理更换手续,仍沿用原文件分发号,破损文件由党政办公室收回。
,应向发文部门说明原因,申请补发。
,党政办公室应负责收回其领用的文件。
。
党政办公室
教务处
公文
处理
办法
收文登记薄
文件发放表
档案查阅
登记薄
文件更改
,由提出部门组织,填写“文件更改单”,经院长批准后实施。
,要做好记录,保存更改单,适时收回相应作废文件。
、局部修改,必须注明。
%时应换版,换版同时作废原文件。
公文
处理
办法
文件
更改单
、通风、安全的地方。
文件保存与销毁
“文件发放表”由党政办公室统一保存。各部门(单位)设专人负责保存相关的文件,以方便存取和