文档介绍：文件信息管理指引
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审核人
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目的
明确集团文件和信息管理原则及流程,促进内部信息共享以提高工作效率,增强管理透明度以降低经营风险。
适用范围
适用于柏庄置业集团以及下属各公司。
术语和定义
职责
集团办公室
负责制定集团文件信息管理制度并监控其执行情况。
负责集团总部层面涉及全局性的文件信息传递。
现有项目公司部门设置与标准项目公司部门设置对应关系:
标准项目公司
芜湖公司
铜陵公司
宣城公司
营销部
策划部、销售部
营销部
营销策划部
设计部
设计部
设计部
总工程师办公室
开发部
开发部
开发部
前期事务部
工程部
工程部1、2
工程部、景观部
工程管理部
成本部
预算部
预算部
工程成本管理部
财务部
财务部
财务部
财务部
办公室
行政人力部
综合部
总经理办公室
采购部
预算部
采购部
材料管理部
工作程序
管理原则
及时性原则:信息具有显著的时效衰减性,信息提交单位应在规定时间内将信息发送指定对象。
真实性原则:传递信息的目的是为了消除不确定性,各单位应根据事实制作信息,不得含糊其辞或加入主观臆测。
完整性原则:为了提高决策质量,信息中对发生事件的描述应连贯、完整。对于即时类信息,应在保证初次上报信息时优先保证其及时性,同时应通过后续信息上报保证其完整性。
扁平化原则:除非必须经过审批才能发出,否则所有信息应一次性传递至所有应知晓的单位及个人。
安全性原则:对各公司或部门报送的涉及财务、采购及营销等方面保密性资料,发送电子文档时应加密处理,文件密码可以电话或手机短信等方式直接告之文件审阅权限人。
集团总部收文管理
由集团总部接收的文件信息分类
全局性的请示文件:
是指项目公司认为涉及集团全局性的需要上报的正式请示文件,请示文件需要集团董事长或总裁审批。
需集团审批的专业性文件:
是指项目公司各部门因为本部门专业工作要求,根据职责权限需要总部对口的管理部门进行审核,集团高层进行审批的文件,如合同金额在20万以上的材料设备招标文件。
定期信息
是指记录各专业某一时间段内业务变化状况的周期性信息,是通过月报或周报等定期流转形式的总结性文件。
即时信息
是指记录常规的动态业务变化状况的信息,包括项目公司的重要会议纪要、各类通报和计划、公司荣誉、需要集团管理部门备案的文件资料合同等。
(定期和及时信息上报的种类、时间和范本详见“ 上报的定期和及时信息总表”)
突发及预警信息
是指描述或预警各类突发性事件的信息,包括紧急法律事件、媒体负面曝光、重大、热点投诉、项目重大事故等。
收文管理程序
文件信息类别
发文部门
收文部门
文件处理流程
全局性的请示文件
项目公司办公室
集团办公室
由集团公司办公室直接报集团业务分管领导(即时完成);分管领导会同部门提出承办意见后,直报总裁和董事长审定(两个工作日内完成);董事长或总裁最长应于三个工作日内反馈审批意见,领导审批意见由其秘书交由集团办公室反馈至承办部门和来文单位(即时完成)。
需集团审批的专业性文件
项目公司事项主责部门
集团对口