文档介绍：活动执行/活动前期
场地勘察
专人前往会场实地拍摄,同时按照会议流程,确任各区域位置,并实地体验,确定迎宾区域、品鉴区域、宴会区域、及周边搭建物的位置;
实地测量相关区域尺寸,确定会场可使用搭建日期及近期会议。
场地沟通
Step1 通过传真和电话方式询问关于工作时间、电力、空调、保安、保洁、消防等方面情况,并准备相关资料;
Step2 通过邮件方式发送任务书,沟通场地协助项目,如:活动日程、现场布置、搭建时间、各环节场地职责、服务员安排等;
活动执行/活动前期
搭建沟通
Step1 确认布置物尺寸和设计,确定材质和制作周期;
Step2 使用相同材质,制作小稿请巡展项目组确认;
Step3 物料准备期间前往施工场地,核查制作情况;
Step4 现场搭建时,规定搭建时间,监督颜色、材质等工程质量,提供细致的run down,安排技术人员熟悉现场流程;
Step5 通过彩排,调试灯光、确定位置、设定程序,发现问题并解决。
活动执行/活动前期
第三方工作人员/PT
Step1 前期面试相关人员,选取熟悉行业、经验丰富的工作人员,同时确定备用人员;
Step2 活动开始前开始人员培训,了解整体活动流程,细节,工作职责;
Step3 制作相应人员工作手册,明确工作职责;
Step4 活动现场统一着装,严肃纪律;
Step5 各类人员由活动组专人管理,负责督促当场时间,并分配工作。
场地搭建
参加人员:制作人员、搭建人员、AV调试人员、场地工作者
目的:专业搭建监理,按照之前制定好的安全搭建计划及用电计划进行搭建
搭建及AV项目检查
参加人员:制作人员、搭建人员、AV调试人员、场地工作者
目的:检查制作物材质以及背景板等制作物的效果,即时调整
活动彩排
参加人员:AV调试人员、场地工作者、PT、第三方工作人员
目的:使活动整体更为连贯性,遇到衔接不到的地方即时调整方案
活动执行/活动前期
迎宾环节
作用:
极具视觉冲击力的迎宾区域搭建,细致周到的迎宾人员,让嘉宾一经到达即感受到尊崇的服务;
互动交流区域缓冲嘉宾到达时间,催进嘉宾间的交流
物品:签到背景板、签到台、签到画轴、导视系统、签到鲜花、嘉宾胸花等
人员职责:
工作人员统一佩戴胸卡及对讲机负责现场协调工作;
礼仪人员负责为现场来宾提供简单服务,如引领等;
AV人员现场整体配合;
酒店提供茶歇供嘉宾品尝,酒店服务人员流动式服务。
活动执行/活动中期
活动执行/活动中期
艺术品展示/项目展示环节
作用:
通过紫檀家具、中国名书法家字画、翡翠等文化珍品的展示彰显此次巡展活动的艺术品位;
依托艺术品展览向嘉宾展示紫檀山项目的建筑艺术与高雅品质。
物品:展览艺术品、展台、展柜、相关展示搭建物、项目沙盘、项目说明等
人员职责:
工作人员统一佩戴胸卡及对讲机负责现场协调工作;
紫檀山项目工作人员陪同参观,现场讲解;
AV视频同步人员现场整体配合。
宴会环节
作用:
现场搭建舞台给参展嘉宾营造轻松自由晚宴氛围;
绚丽舞美体现紫檀山项目的中国传统文化底蕴与西方高雅艺术的完美结合。
物品:晚宴主背景板、投影背景板、舞台、AV设备、鲜花、桌卡等
人员职责:
礼仪及工作人员指引嘉宾到达指定座位;
礼仪人员负责引领嘉宾上台讲话,祝酒等;
工作人员统一佩戴胸卡及对讲机负责现场协调工作;
现场工作人员负责跟进酒店餐品提供及服务等;
AV人员现场整体配合。
活动执行/活动中期
专人负责人员引导
分类签到,避免人流拥堵
工作人员统一佩戴专用标识,方便识别
工作人员全部佩戴对讲机并分频率
专人负责分流展区人员,增加会场内人数
专人负责开启大门
固定停放区域
专人协调车位,及时增加
专人守侯停车场,处理临时事件
车辆管理
人员管理
危机管理
活动执行/活动中期
紧急撤离
所有紧急出口标识
专人负责紧急通道看管
搭建管理
搭建需要1整天时间进行布置
搭建聘请专业监理
前期制定详细施工图
进场前检查布置物品材质
将外露危险搭建进行处理
AV管理
活动前6小时进行
制定安全搭建计划
将对观众区域危险搭建物进行处理
制定用电计划
专人负责用电连接处及电源安全
危机管理
活动执行/活动中期