文档介绍：学生会通知、文件收发制度
为了提高学生会工作效率,规范学生会工作中的通知、文件、邀请函、活动传单、文书资料等(以下统称通知)的收发、传达,决定推行以下规则制度。
工作要求:负责、及时、准确、高效。
细则:
办公室值班人员或其他学生干部在收到上级传达的通知后,请在第一时间联系、转交到相关负责人。若通知人数较多(如各班班委、各部门部长),可以电话联系被通知人到学生会办公室领取通知文件。此外,重要通知文件请特别告知办公室,以便收集整理。
明确标明有接收人的请柬、文件请直接传达接收人,若无标明一律转交主席团。
值班人员和办公室要做好每一次收发通知的记录,包括:通知名称、通知收发时间、通知来源、通知对象、传达是否到位。
办公室负责整理收集所有通知文件,纸质版请收录在办公室资料夹,电子版请定期存放办公室电脑。同时,办公室要注意通知内容上的细节要求,如:截止日期、联系人、联系地点等,提醒相关人员按时完成任务。
为了让所有干部对学生会各部门最新的工作任务和工作动态有一个全局的认识,请办公室在接到通知后以短信或电子邮件的方式传达到以下人员:主席团、学生会群邮箱。
院学生会内部、学生会和各班委之间所传达的通知、文件,请主管部门自行联系办公室予以统一收发。
各项活动的作品收集,均由各班收齐之后上交院学生会办公室,统一整理上交承办方。(通知上有另外收集说明的以承办方要求为准)
若通知由于特殊原因未能及时传达,请办公室值班人员换班时应注意提醒接班人员做好联系通知工作。遇到特别的通知文件暂不明确应如何处理,请及时联系辅导员老师或是主席团、办公室。
标准
任何文件传达到办公室之后,务必在2个小时内通知到位。
通知记录的时间精确到日
登记通知的发送者和接收者时,请注明学院、班级、姓名、联系方式。