项目秘书培训.ppt

文档介绍：25 Nov 2015
行
政
方
面
培
训
主要内容
项目工作
团队行政事务
基本礼仪
项目工作
工作分类
1. 项目合同
2. 资料收集
3. 业主名片收集
4. 文件分发、存档
5. PSR
6. 分包商

项目合同
至少有1份合同原件需要放在存档文件夹里面。至少有1份合同原件存放在财务。最终盖章合同扫描集中放在服务器,设置密码,方便以后投标使用。
如果同事需要合同可以只给工作内容部分,尽量不要将合同价格发给同事;
若项目组成员外的同事需要合同要与项目经理或PD确认方可给出;
合同价需要保密。
保密!
资料、名片收集
资料收集
项目组成员现场踏勘后带回的项目资料,收集、登记,电子版存入服务器,并发邮件通知相关人员。
名片收集
项目组成员现场踏勘之后,主动并且及时向踏勘人员收集所有业主的名片,进行扫描和整理。整理好的名片目录,方便邮寄相关宣传资料和节日礼物。
文件分发、存档
PSR
协助项目经理对分包商进行比选和寻价
经PM-PD分别签字后,开始分包委托工作。
在分包工作进行中,询问项目组成员对分包商的服务满意度及改进要求,与分包商沟通,确保项目的正常进行。
收到本阶段设计费后,再付分包费,特殊情况例外。
通常分包商对自己的员工实行合同价格保密,叮嘱项目组成员到分包商公司尽量避免提及合同价。
分包合同乙方1份原件,本地财务1份原件,请款1份原件。其余保存复印件。
分包商
打图公司——月结方式;
项目专用文具——月结方式;
翻译公司——按项目签合同,本阶段项目完成后付款。
分包商
项目全部款项收全过3个月,可以关闭项目。项目由于其它原因,不可能再继续做,过半年关闭项目。
项目所有资料封存,封皮注明项目关闭时间。5年后可以消毁。
项目合同、报告、中标通知单独存放,以便今后翻查。
项目过程提交成果放在PUDL里面,分阶段存放清楚。
项目关闭