文档介绍：第1章现代化办公
本章要点
随着时代不断地发展,手工办公方式与迅速增长的办公业务量之间的矛盾变得日益尖锐起来。人们逐渐意识到,改变传统的办公模式,将办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化,从而实现办公自动化,已经势在必行。无论是政府机关,还是企业与机构,实现现代化的办公条件,才能借助各种设备解决对一部分办公业务的处理,达到提高生产率、工作效率和质量,方便管理和决策的目的。在本章中,我们将简要介绍一些有关办公自动化的基础知识、现代化办公设备、办公软件以及对办公人员的职业要求等内容。
第1章现代化办公
现代办公自动化基础知识(一)
办公自动化(Office Automation)简称OA,是办公信息处理的自动化。它利用先进的技术,使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成,达到充分利用信息,提高工作效率和工作质量,提高生产率的目的。办公自动化由70年代末80年代初在我国提出,至今已有近二十年的发展历史。由于办公自动化技术的不断发展,办公自动化新产品的不断出现,办公自动化的内涵也在不断地丰富和发展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着,办公自动化指的是用电脑进行文书存储、排版及输出工作,用电脑进行人事、财务等管理。
第1章现代化办公
现代办公自动化基础知识(二)
现代的办公自动化系统的观点认为,办公实际上是人与人、人与部门、部门之间信息的共享、交换、组织、分类、传递及处理,活动的协调,从而达到企业整体目标的过程。传统的办公自动化多是指字处理系统、轻印刷系统、文档管理系统,无法实现信息的共享、交换、传递,无法实现单位、企业内部的协调,难以对非文本如:声频、视频、图形、OLE对象、扫描图象等多媒体信息、超文本信息进行有效的处理。同时,传统的电子邮件系统没有对办公过程中的工作流提供良好的支持,难以根据不同的情况、不同的工作状态采取不同的措施,更好的跟踪事务的处理过程。
第1章现代化办公
现代办公自动化基础知识(三)
因此,现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递和监控功能,提供协同工作的环境。从这个意义上说,现代的办公自动化系统的作用相当于动物的神经系统。目前,较成熟的基于客户/服务器结构的电子邮件系统和协作系统,/(WEB)方式的办公自动化系统,都是企业的数字神经系统的重要组成部分。
第1章现代化办公
办公自动化的功能特点
办公自动化是信息革命的产物,也是社会信息化的重要技术保证,具有如下特点:
办公自动化是当前国际上飞速发展的一门综合多种技术的新型学科
办公自动化是一个人机信息系统
办公自动化将办公信息实现了一体化处理
办公自动化的目标是为了提高办公效率和质量
第1章现代化办公
办公自动化除了上述特点外,其功能如图1-1所示。
收发文管理
外出人员管理
会议管理
领导活动安排
论坛管理
个人用户管理
电子邮件
远程办公
档案管理
综合信息
简报期刊
办公自动化功能
图1-1 办公自动化的用途
第1章现代化办公
办公自动化的发展趋势
办公自动化的实现,不仅仅是取代秘书的部分工作,它更是将引起办公制度、工作方式、办公流程、传统习惯、工作环境和决策进程等方面的深刻变革,使办公行为科学化、规范化和标准化。各国的经验表明的提高和办公的自动化。因此,办公自动化必将对我国整个社会生活产生深刻的影响。目前,我国的办公自动化系统正朝着集成化、网络化、多媒体和智能化的发展。
第1章现代化办公
现代办公设备
——信息处理设备
为了具备和完善办公自动化系统的功能,除了进行办公人员的相应知识培训外,还必须配备相应的办公硬件设备和软件资源。在现代办公管理的业务中,如文字编辑、信息处理、信息传输、信息检索等都离不开信息处理设备、信息传输设备以及办公应用的机电类设备。
当你来到某公司的办公大厅时,首先映入眼帘的是桌子上的台式电脑和笔记本电脑,还有扫描仪、绘图仪、打印机等信息处理设备,如图1-2所示。这些设备都是现代化办公中必不可少的组成部分。其中,计算机又是办公自动化的一名主角,在办公自动化系统中,处于核心地位。
第1章现代化办公
图1-2 办公大厅设备
第1章现代化办公
计算机的种类很多,根据其规模大小,可以分为巨型机、大型机、中小型机、微型机和便携机等。根据用途又可以分为专用计算机和通用计算机。目前,办公室最常用的是多媒体通用微型计算机,如图1-3所示。
图1-3 DELL GX270台式机和Insprion5150笔记本电脑