文档介绍：前台文员的职责内容、岗位素质要求
和基本工作流程
一、前台文员的职责内容
(一)、辅助公司作好日常管理并切实做好员工服务工作;
1、准时按考评标准给每个员工的评分项打分;
2、每月按时将员工的各项考评记录汇总核对,在指定的时间送交各部指定接受人。
3、订餐、订纯净水、文字录入,在任务较紧的时候帮助其他同事解决一些临时出外复印、取资料等小问题。
4、及时完成各部门领导安排的临时任务,有情况立即汇报。
(二)、其它管理工作
负责管理公司的图书资料和会议室:主要是新书入库、编号登记、平时的借阅管理及清查工作。(详细流程见另外的图书管理办法)
负责管理库房:办理所有办公物品出入库登记;每月底清查上报,并列出采购清单,交行政办公室统一采购。(另见库房、财产管理办法)
(三)、及时打印日常管理工作所需的文案及资料
(1)保证每月有足够的考勤卡、外出办事记录单、请假记录单、加班记录单、订餐单、考评表格等单据。
(2)主动考虑其它部门相关文件资料的打印复印扫描要求。
(3)辅助设计部收集资料,及进出图纸文件管理。
(四)、负责公司的接待工作
二、前台文员应具备的岗位素质
(一)形象要求:(在“员工行为准则二”的基础上要求更高一些)
1、头发:干净整齐,发型发色不可夸张;
2、服装:简单、整洁、大方;着职业套装,拒绝休闲装。
3、妆容:保持干净,建议上淡妆,保持素雅的风格。
4、举止:端庄、稳重、优雅。(建议多听听身边同事的评价)
(二)工作礼仪:(在“员工行为准则二”的基础上要求更高一些)
1、上下班时,以身做则,主动问候同事。
2、进上司的办公室先敲门,离开时将自己坐过的椅子搬回原位。
3、接电话的礼仪:
(1)接电话:将心比心;以客为尊;注意判断与应变。
(2)电话的禁忌:
A、让对方久候
B、问话重复
C、言谈不得要领
D、时间不对:刚上班、午休、临近下班时段;异地时差
E、无法正确转接或多次转接
F、声音不够亲切,语调冷漠或没有礼貌
G、冒然猜测对方姓名、职称或答话
H、办公室打私人电话
I、挂电话机过重
(3)接听电话时应注意:
A、在电话响三声之内接听
B、谈话内容切合主题
C、手边随时备有纸笔,立即摘记电话内容
D、表达清晰、简洁,保持电话畅通
E、使用礼貌语言,随口不忘“请”、“谢谢”、“对不起”
(4)打电话应注意:
A、打电话之前确定对方的电话、部门、姓名、头衔
B、电话接通,确认是所找的人之后,首先寒暄问候
C、接着自我介绍(公司、部门、姓名顺序介绍)
D、说明去电主旨
E、倾听、沟通、协议。
F、重复要点,再确认。
G、结束时寒暄(例:打扰了!不好意思!谢谢协助!)
H、通话结束后,让对方先挂断再轻放话筒。
(5)接待礼仪:
A、接待访客:立即起身,亲切招呼;口气平和,一视同仁;尽快确定对方姓名、头衔、来意;动作精确而从容。
B、如是公司的重要客户和其它重要工作往来客人,在了解情况后,应请对方到接待区就座,到水,并请对方稍等,然后立即通报。
C、客人办完事离开时,主动跟客人道“再见”。立即清理接待区,拿走垃圾,将椅子、杂志归位。
三、前台文员的基本工作流程
(一)、每日基本工作流程
早上上班之后,首先开公共区域需