文档介绍：************************
技术文件编写通则
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二OO五年九月·*******
技术文件编写通则
1、总则
为了使技术文件编制工作体例统一、行文规范,撰写应正确、严谨、朴实、简洁、流畅;所用名词、文字、术语、符号、代号符合国家的有关规定;标题排列、图表绘制、文字书写,清晰醒目、规范统一,特制定本编写通则。
2、编写格式
技术文件一般设卷、篇、章,专业部分可视需要设卷或章,章号用阿拉伯数字表示。例如:《工程分析》的章号为第三章,用“3”表示,《环境现状质量评价》的章号为第四章,用“4”表示,依此类推。
每章设四个层次,即依次为“章”、“条”、“款”、“项”,采用阿拉伯数字分级编号。每两个层次之间加圆点,圆点加在数字的右下角。即“章”写成1、2……,“条”、、……,“款”、、……,“项”、、……。
编号一律左起顶格(即不退两格)书写,在编号之后空一字的位置再写标题或具体内容。具体内容前不加编号时,其每段第一行均应左起空两个字的位置书写,自第二行起,以下各行均顶格书写。
当条文内容适于采用分行并列叙述时,其编号依次用(1)、(2)、(3)、……表示,(1)、(2)、(3)均应左起空两格书写,并占一格,其后空一格再写条文。以下层次可依次用①、②、③、和A、B、C、……;a、b、c、……表示。
3、文字语言
文字要求正确、严谨、朴实、简洁、流畅。
表达工艺水平、产品的行进程度等,宜用“××世纪××年代(例如20世纪80年代等实际程度表达。要注意“最”字的使用,“最”就是顶峰,例如:“炉内最高温度达1300—1400℃”,这类句子便不通,要么删去“最高”,要么删去“1300—”,要么写成:“炉内最高温度范围段1300—1400℃”。
4、名称运用
人名。应直书其姓名,不冠褒贬之词。为了反映历史面貌,必要时可加当时的职务,如××部长,××厂长。
凡外国的国名、地名、政府机构、报刊等译名,应以新华社的译名为准,只写译名,不注原文。无译名的,可根据通用的
《外文译音表》音译,并在译名后用圆括号注明原文。
外国企业家、专家名字在第一次出现时,须在译名后用圆括号注明其外文原名。
对设备名称和科技名词,有通用译法的,可只写译名;无通用译法的,可采用意译,并在译名后用圆括号注明原文。若不能确切译出或是习惯上常用的词汇,可直书原文,如CAD、ABS等。
各种名称在文中第一次出现时,一律用全称。如名称过长,可在第一次出现时注明已流行的简称。如:“水城钢铁(集团)有限责任公司”可简称为“水钢”,以便再次出现时使用。
5、时间表达
应书写具体时间(何年何月何日),不应用“今年”,“前年”,“本月”等时间代名词,不得用时间简称,如77年、90年。
一律使用公元纪年。年代的起止应用“~”,如:1999年12月23日~2002年9月15日。
6、引文注释
引文和需要加以说明的专用名词、特定事物,均应注释。采用页末注(脚注),即将注释写在本页的最下边,注释与正文间划一条注线(位置占一行,长度占版面宽度四分之一强)。
引用文件或摘录其中内容用于上报文件和重要技术论文与科研成果报告时,应注明发文单位、时间、字别、文号、标题。
引用书籍中的资料,应注明作者姓名、书名、刊物或报纸名、出版年月。
引用技术文件、标准、规范时应写全称,可视需要注明编写和出版单位以及编写或出版时间(年月日)。
引文宜引原著,实在找不到原著,只能转引他人的引文时,一定要注明转引自何书、何文、作者、出版年月。
行文中的选录部分,第一行空四格书写,以示区别。
7、图表处理
图表有节省文字,产生一目了然的效果,但要避免图文,表文脱节,避免重复、矛盾。
插图宜放在相关文字后面或旁边,使图文相配。在同一章内有两幅及以上插图,应标注图号。如第一章图1,用“图1—1”,第一章图2,用“图1—2”表示。图号后空一格写图名。图名注在图的下方,居中书写。每幅插图都必须配有最简略的说明文字。若插图为设计图,可只注明图号与图名。
正文中插入的年表、人表、事表、统计表须能节省文字,反映全貌,求精而不求多。若用文字记述可达言简意赅的,则不要列表,以少占篇幅。正文同一章内有两张及以上表格,应标注序码。如第一章表1,用“表1—1”,第一章表2,用“表1—2”表示。序码后空一格写表名。表名注在表的上方,居中书写。
如果一个表的长度超过两页以上时,在第一页之后的每页表头上重复表的编号和表名,在表未完的各页中写“(续)表1—1”,在最后一页上写“(续完)表1—1”。在第一页之后的每页上均应重复写出该表的每栏