文档介绍：秘书部职能及部门规章制度
本部门的工作是为了维持团总支的活动项目能够顺利进展的不可或缺的后勤工作,是联系各大部门一起团结开展工作的一条链条,是团总支的重要桥梁。为加强华夏职业学院团总支各部门内部的凝聚力和决策力,有效地行使部门职权,履行部门义务,促进各部门内部人员之间的沟通与了解,以积极向上、勇于创新的精神,深入开展团总支的工作。为此,特制定此部门例会制度。
日常具体工作安排
各部门指派专门一人负责与其联系沟通,辅助该部门完成其工作任务。具体内容如下:
、各活动的收发通知工作(注意格式及说话语气)。
2各部门指派专门一人负责前往记录会议内容。到场进行详细会议记录,会议后将会议内容整理交给该部门部长签字,留作他用或交由负责的人保管,最终统一由负责的人保管相关材料。
,每一月将总结情况在月底最后三天内汇报给秘书部长或副部长。记录内容包括:部门各成员各种会议、活动出勤情况(迟到、早退、缺席);工作完成情况。
,总结上一月的工作情况,布置新的工作任务,例会后部长总结具体情况汇总给
副书记。
,秘书部长带领副部长、干事做好总结以及收集各部门的工作总结,将总结整理存档,并将情况汇总给副书记。
、活动教室场地的申请。
,管理以及整理团总支成员的各项资料。
三、工作要求
,无论是参加会议还是各项活动,带好记录本,提前5至10分钟到场做好准备工作和各项安排事宜,不能出现迟到、早退或缺席现象。
、负责的工作态度,有吃苦耐劳的精神,每项工作必须有效率、有效果的完成,不能出现拖拉或者不按质量完成的情况。
,特别是活动进行时更需要保持联系,(若不能立即接电话,也要在事后尽快回复电话或信息给对方,说明情况并询问对方事情)。
、整个团总支成员之间,都要保持和谐、融洽的关系,成员与成员之间互相尊重,待人友善、言谈得当,举止大方、热情、有礼貌。(若出现矛盾,及时汇报给部长、或副书记,以求尽快分析问题所在点,积极解决问题,化解误会,避免矛盾扩大化)。
,善于处理由于一些突发原因引发的事情,冷静、理性、迅速地解决,若个人不能处理的,及时联络各部长、副部长、副书记,及时解决,保证活动的顺利进行。
、团结合作的精神,相互配合;同时,体谅其他成员的难处,工作中相互配合;杜绝出现相互推卸等不负责任的行为(若出现,则给予严重警告或退部处分)。
,不做有损本团总支形象的事,一经发现做违背团总支的事情,则给予严重警告或劝退处分。
,必须亲自提前向部长请假,并说明请假原因。
四、辞职管理制度
、副部辞职需要提前一个月提交书面辞职书,写明辞职原因。,干事辞职需要部长同意,副部辞职需经部长申报,团总支与部长级以上商讨同意。
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五、奖惩制度
(奖惩记录、总结由负责各部门的秘书负责,需要专门对奖罚和各部门会议内容进行记录,每月将情况汇总给部长)
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