文档介绍：建筑装饰工程有限公司材料采购流程
为加强各工程项目材料采购及材料管理,特制定本流程。
各工地材料采购申请
材料采购人员询价审核
项目经理复核签字
材料采购人员签字
工程总监签字
部门经理审核签字
材料采购人员
供应商供货
采购清单
项目经理验收材料
材料采购人员
财务核对
预算人员
收货单据
收货单据
收货单据
采购清单
流程图说明:
1、合同签订后工程项目开工前2天内,各工程监理/项目经理需制定当前项目采购计划及开工所需材料采购清单(违反一次项目负责人罚款200元,家装工程家装部经理连带罚款100元),采购计划/清单应对所采购材料的规格型号、尺寸、厚度、颜色、数量及采购时间做详细要求,并经工程总监、副总签字确认后,提供给材料采购人员进行审核、询价。对于需要加工、选样的材料(设计部无条件配合,若设计部人员24小时内未完成选样,每次罚款200元,特殊情况需设计部总监签字确认),采购人员须将该材料的加工周期书面告知项目部(一式3份,总监、项目负责人各一份,自留一份),以便项目经理、工程监理进行相应的施工安排。
各工地采购清单每周申报一次,于每周星期五上午向材料采购人员提报(遇特殊情况,允许工地每周提报两次采购申请,提报时间视具体情况确定,需工程部总监、副总签字。),采购人员应及时进行审核、询价。各工地项目经理、工程监理应对所提报材料的规格型号、尺寸、厚度、颜色、数量负责。
2、材料采购人员应于星期五下午将询价及审核过的采购清单传递至项目经理处,经项目经理复核,双方签字后,报给工程总监签字并报部门负责人审核签字(可事后补签)。该采购清单一式三份,一份采购人员留存,一份项目负责人留存,一份传递至财务作成本监督控制之用。采购人员按照审批后的采购清单进行采购。对于没有加工周期及不需要外地调货的材料,采购人员必须保证二天采购完毕,若未能按时完成,一次罚款200元。
3、供货商将材料运送到工地,项目负责人须对材料进行验收。验收时须对材料的数量、规格型号、尺寸、厚度、颜色等进行仔细核对与确认。确认无误后,项目负责人须在送货单上签字,如项目负责人当时不在现场,由工地其他人员代签收的材料送货单,项目经理须在事后补签,以作为与财务对帐与报销的依据。若发现数量及质量不符,未及时调整并向公司汇报,一次罚款200元,并承担相应损失。
4、本流程规定各工地提供一式三联收货单,由项目负责人签收后,一联项目负责人留存,一联由项目负责人传递给材料采购人员以作为对帐与报销依据,一联传递至财务以作考核之用。经项目经理签收的送货单据须于每周星期五提交下周采购申请时一并提交给采购人员。延误提交的给予项目负责人每次200元的处罚。该考核由采购人员计量,上报财务执行。
5、采购人员须按时对各工地传递的收货单据进行整理登记,每月月底须将本月各工地所耗材料报送财务对帐,以便财务正确核算各工地成本。采购人员超过该期限对帐每延误一天处罚100元,该考核由财务部相关岗位人员计量并执行。
注:1、本流程适用于公司所在地的所有工程,外地工程的采购申请与收货单
据传递可以以邮件方式进行,其他均按照此流程执行。
2、经项目经理验收的材料,在施工过程中发生的损坏或丢失,由采购人员进行监督,项目经理承担责任。
3、对于指定材料的采购,由经办人签定合同后,将合同传递给采购人员进行采购,采购合同的传递时间应在签定合同的次日。
4、工地临时发生的维修或紧急自行采购(当天必须使用料,价款总额家装300元以内,工装500元以内),在发生时应及时电话告知采购人员,并在本周提报采购申请时补报,采购人员予以确认。若该事项发生时未通知采购人员,并未进行提报,则公司不予支付此项费用。
5、流程图说明罚款内容,任一部门违反次数超过两次(不含两次)以上,部门总监处以1000元罚款,家装部经理处以500元罚款。所有流程部门之前互相监督,财务落实。
材料采购申请单
工程名称;
材料名称
规格
型号
数量
供应商
联系电话
询价
供货周期
备注